Vad är en budutvärdering?
Innan ett kontrakt tilldelas inbjuder myndigheter och företag leverantörer och affärspartner att lämna bud. Processen för utvärdering av bud involverar beslutsfattare från den enhet som planerar att tilldela kontraktet som granskar villkoren för varje leverantörs bud. Kontrakt tilldelas vanligtvis det företag som ger det bästa totala värdet.
Budgivningsprocessen börjar normalt när en regering eller affärsenhet placerar annonser online eller i lokala tidningar med detaljer om ett projekt som de avser att genomföra. Regeringar som planerar att bygga nya skolor, sjukhus eller vägar inbjuder vanligtvis bud från byggföretag. I andra fall kan företag bli inbjudna att bjuda på serviceavtal, såsom installation av telefonlinjer, kommunikationsnät eller datorsystem. Den enhet som bjuder in buden måste ge varje entreprenör tydliga riktlinjer för det högsta beloppet det är villigt att spendera på projektet och de exakta typerna av tjänster och varor som den förväntar sig att få från den framgångsrika budgivaren.
Leverantörer lämnar bud i skriftlig form, men processen för utvärdering av bud kan börja med att varje säljare förbereder en muntlig presentation för att markera budets viktigaste punkter. En panel av personer ordinarie ordförande över processen för utvärdering av bud, och alla paneldeltagare deltar i varje säljares presentation. När presentationen är avslutad har panelmedlemmarna möjlighet att ställa presentatören frågor om de specifika detaljerna i budet.
De individer som är inblandade i anbudsutvärderingsprocessen uppmanar i allmänhet någon att göra en genomförbarhetsstudie. Detta inbegriper forskning om kostnaden för varje aspekt av det föreslagna budet för att se om föreslagna priser är rimliga och realistiska. En regering eller ett företag kan stöta på ekonomiska problem om ett godkänt bud går över budgeten, så genomförbarhetsstudien är en viktig del av utvärderingsprocessen. Kontroller görs av anbudsgivarens referenser för att säkerställa att företaget i fråga har nödvändiga licenser för att utföra arbetet och att de berörda personerna har de färdigheter och kvalifikationer som krävs för att slutföra projektet.
Alla bud som inte godkänns avvisas medan priserna på de andra buden granskas av panelen beslutsfattare. Om villkoren i erbjudandet är jämförbara accepterar beslutsfattarna vanligtvis det billigaste budet. I vissa fall kan det företag som tilldelar budet inleda förhandlingar med anbudsgivarna för att få prismedgivanden. Budutvärderingsprocessen når sina slutsatser efter att dessa förhandlingar har avslutats. Anbudsgivarna meddelas sedan panelens slutliga beslut.