¿Qué es un back office de un hotel?
Un back office de un hotel es una habitación o espacio en un hotel que está configurado para tratar algunos de los trabajos financieros de nivel superior y otros problemas que enfrentan este tipo de negocio. Esta sección del hotel también generalmente alberga las oficinas del personal de gestión de nivel superior. Los hoteles o franquicias más grandes en una cadena pueden tener más elementos establecidos en un hotel Back Office que los hoteles de administración independientes más pequeños, que a veces podrían no tener una oficina administrativa.
Una de las funciones más importantes de un back office de un hotel es una configuración para tratar información financiera a largo plazo. Las compañías de software comúnmente venden "software de back office" que ayudarán a proporcionar informes de contabilidad anuales u organizar detalles financieros a largo plazo. Esto contrasta con la oficina principal, o recepción, de un hotel, donde los trabajadores de nivel inferior generalmente mantienen el efectivo recibido de los huéspedes, y mantienen información actual sobre finanzas nocturnas o semanales, así como datos de tarjetas de crédito para los huéspedes recientes.
A menudo, los hoteles más grandes tienen una base de datos sofisticada para la información del invitado y los datos de archivo. Esto a menudo se encuentra en la oficina administrativa del hotel o se considera parte de una operación de back office de un hotel. Este tipo de información es importante para poder confirmar estadías pasadas por parte de un huésped en particular, y también para ayudar a generar informes complejos sobre las tarifas de las habitaciones llenas, junto con todos los gastos prácticos para el hotel, en bases anuales o a largo plazo. Generalmente se generaría un presupuesto total a largo plazo para un hotel en la oficina administrativa.
Otra comparación entre la recepción o la oficina principal de un hotel y su back office se basa en las formas en que generalmente se organizan los trabajadores del hotel. Por lo general, los asociados de recepción manejan los problemas actuales de los invitados e interactúan directamente con los invitados. Los gerentes de invitados también pueden trabajar desde detrás de la recepción. Por el contrario, un gerente general de un hotel generalmente trabajará fuera del back office del hotel,y rara vez interactuaría con la clientela. Los gerentes especiales de ventas u otros que comúnmente no traten con los huéspedes actuales también generalmente trabajarán fuera del área de back office o de alguna otra oficina separada, junto con los contables y los gerentes del personal de mantenimiento o limpieza.
Una forma diferente de comprender una oficina administrativa para un hotel es mediante la evaluación de hoteles de franquicias que forman parte de una cadena más grande. En estos hoteles, gran parte de lo que se informa a la sede corporativa se alojará en la oficina administrativa. Donde la recepción o la oficina principal se dedican al servicio al cliente; Una back office puede tener un estilo totalmente diferente basado en cómo se ejecuta la cadena de hoteles desde la parte superior.