Che cos'è un back office dell'hotel?
Un back office di un hotel è una stanza o uno spazio in un hotel che è impostato per gestire alcune delle attività finanziarie di livello superiore e altre questioni che affrontano questo tipo di attività. Questa sezione dell'hotel di solito ospita anche gli uffici del personale direttivo di livello superiore. Gli hotel più grandi o i franchising di una catena possono avere più elementi installati in un back office di un hotel rispetto ai più piccoli hotel a gestione indipendente, che a volte potrebbero non avere affatto un back office.
Una delle funzioni più importanti di un back office di un hotel è una configurazione per gestire informazioni finanziarie a lungo termine. Le società di software vendono comunemente "software di back office per hotel" che aiuteranno a fornire rapporti contabili annuali o organizzare dettagli finanziari a lungo termine. Ciò è in contrasto con il front office o la reception di un hotel, in cui i lavoratori di livello inferiore generalmente mantengono il denaro ricevuto dagli ospiti e mantengono le informazioni correnti sui dati finanziari notturni o settimanali, nonché i dati della carta di credito per gli ospiti recenti.
Spesso, gli hotel più grandi dispongono di un sofisticato database per informazioni sugli ospiti e dati di archiviazione. Questo è spesso ospitato nel back office dell'hotel o considerato parte di un'operazione di back office dell'hotel. Questo tipo di informazioni è importante per essere in grado di confermare i soggiorni precedenti di un determinato ospite e anche per aiutare a generare rapporti complessi sulle tariffe delle camere riempite, insieme a tutte le spese pratiche per l'hotel, su base annuale o di lungo periodo. Un budget a lungo termine per un hotel verrebbe generalmente generato nel back office.
Un altro confronto tra la reception o il front office di un hotel e il suo back office si basa sui modi in cui i lavoratori dell'hotel sono generalmente organizzati. Di solito, i dipendenti della reception gestiscono i problemi degli ospiti attuali e interagiscono direttamente con gli ospiti. I gestori degli ospiti possono anche lavorare da dietro la reception. Al contrario, un direttore generale di un hotel di solito lavora fuori dal back office dell'hotel e interagisce raramente con la clientela. I responsabili delle vendite speciali o altri che normalmente non trattano con gli ospiti attuali lavoreranno di solito fuori dall'area del back office o di qualche altro ufficio separato, insieme ai contabili e ai dirigenti del personale addetto alla manutenzione o alle pulizie.
Un modo diverso di comprendere un back office per un hotel è attraverso la valutazione di hotel in franchising che fanno parte di una catena più ampia. In questi hotel, gran parte di ciò che viene segnalato alla sede centrale sarà ospitato nel back office. Dove la reception o il front office è dedicato al servizio clienti; un back office può avere uno stile totalmente diverso in base al modo in cui la catena di hotel viene gestita dall'alto.