O que é um escritório de hotel?
Um back office de hotel é um quarto ou espaço em um hotel que está configurado para lidar com alguns dos trabalhos financeiros de nível superior e outros problemas que enfrentam esse tipo de negócio. Esta seção do hotel também geralmente abriga os escritórios de pessoal de gerenciamento de nível superior. Hotéis ou franquias maiores em uma cadeia podem ter mais elementos montados em um escritório de back off do que hotéis menores de administrar independentemente, o que às vezes pode não ter um back office.
Uma das funções mais importantes de um back office de hotel é uma configuração para lidar com informações financeiras de longo prazo. As empresas de software geralmente vendem “software de back office de hotéis” que ajudarão a fornecer relatórios de contabilidade anuais ou organizar detalhes financeiros de longo prazo. Isso contrasta com o escritório da frente, ou a recepção, de um hotel, onde os trabalhadores de nível inferior geralmente mantêm o dinheiro recebido dos hóspedes e mantêm informações atuais sobre finanças noturnas ou semanais, bem como dados de cartão de crédito para os hóspedes recentes.
Muitas vezes, hotéis maiores têm um banco de dados sofisticado para obter informações para convidados e dados de arquivamento. Isso geralmente é alojado no escritório do hotel ou é considerado parte de uma operação de back office de hotel. Esse tipo de informação é importante para poder confirmar estadias passadas por um convidado em particular e também ajudar a gerar relatórios complexos sobre as taxas de salas preenchidas, juntamente com todas as despesas práticas do hotel, em bases anuais ou de longo prazo. Um orçamento total de longo prazo para um hotel geralmente seria gerado no back office.
Outra comparação entre a recepção ou o escritório de um hotel e seu escritório é baseado nas maneiras pelas quais os trabalhadores do hotel são geralmente organizados. Geralmente, os associados da recepção lidam com os problemas atuais dos hóspedes e interagem diretamente com os hóspedes. Os gerentes de convidados também podem trabalhar por trás da recepção. Por outro lado, um gerente geral de um hotel geralmente trabalha fora do escritório do hotel,e raramente interageria com a clientela. Gerentes de vendas especiais ou outros que geralmente não lidam com os hóspedes atuais também geralmente trabalham na área de back office ou em algum outro escritório separado, juntamente com contadores e gerentes da equipe de manutenção ou limpeza.
Uma maneira diferente de entender um back office para um hotel é através da avaliação de hotéis de franquia que fazem parte de uma cadeia maior. Nesses hotéis, muito do que é relatado à sede corporativo será alojado no back office. Onde a recepção ou o escritório da frente é dedicado ao atendimento ao cliente; Um back office pode ter um estilo totalmente diferente, com base em como a cadeia de hotéis é executada de cima.