Hvad er et hotel back office?
Et hotel-back office er et rum eller et rum på et hotel, der er oprettet til at håndtere nogle af de højere niveau økonomiske arbejde og andre problemer, som denne type forretning står overfor. Denne del af hotellet huser normalt også kontorer for ledere på højere niveau. Større hoteller eller franchiser i en kæde kan have flere elementer oprettet i et hotel-back office end mindre uafhængigt drevne hoteller, som nogle gange måske ikke har et back office.
En af de vigtigste funktioner i et hotel-back office er en opsætning til håndtering af langsigtet økonomisk information. Softwarevirksomheder sælger ofte "hotel back office-software", der hjælper med at levere årlige regnskabsrapporter eller organisere langsigtede økonomiske detaljer. Dette i modsætning til frontkontoret eller receptionen på et hotel, hvor arbejdstagere på lavere niveau generelt holder kontanter, der er modtaget fra gæsterne, og opretholder aktuelle oplysninger om natlige eller ugentlige økonomier, samt kreditkortsdata for nylige gæster.
Ofte har større hoteller en sofistikeret database til gæstinformation og arkiveringsdata. Dette er ofte placeret i hotellets back office eller betragtes som en del af en hotel back office-operation. Denne type information er vigtig for at kunne bekræfte tidligere ophold hos en bestemt gæst og også for at hjælpe med at generere komplekse rapporter om satser på udfyldte værelser sammen med alle praktiske udgifter til hotellet på årsbasis eller på lang sigt. Et samlet langsigtet budget for et hotel genereres generelt i back office.
En anden sammenligning mellem receptionens eller frontkontoret på et hotel og dets back office er baseret på måderne, som hotelarbejdere generelt er arrangeret på. Normalt håndterer receptionmedarbejdere aktuelle gæsteproblemer og interagerer direkte med gæsterne. Gæsteadministratorer kan også arbejde bag receptionen. I modsætning hertil vil en daglig leder for et hotel normalt arbejde ud af hotellets back office og vil sjældent interagere med kundekredsen. Særlige salgschefer eller andre, der ikke ofte beskæftiger sig med nuværende gæster, arbejder normalt også ud af bagkontorområdet eller et andet separat kontor sammen med bogholdere og ledere af vedligeholdelses- eller husholdningspersonalet.
En anden måde at forstå et back office for et hotel på er ved at evaluere franchisehoteller, der er en del af en større kæde. I disse hoteller vil meget af det, der bliver rapporteret til virksomhedens hovedkvarter, huse i bagkontoret. Hvor receptionen eller receptionen er dedikeret til kundeservice; et back office kan have en helt anden stil baseret på, hvordan kæden af hoteller styres fra toppen.