Vad är ett hotellbackkontor?
Ett hotellbackkontor är ett rum eller ett rum i ett hotell som är inrättat för att hantera några av de högre finansiella arbetena och andra problem som denna typ av verksamhet står inför. I detta avsnitt av hotellet finns också vanligtvis kontor för högre ledningspersonal. Större hotell eller franchisebolag i en kedja kan ha fler inslag i ett hotellbackkontor än mindre oberoende drivna hotell, som ibland kanske inte har ett back office alls.
En av de viktigaste funktionerna i ett hotellbackkontor är en installation för att hantera långsiktig finansiell information. Programvaruföretag säljer vanligtvis ”hotellbackkontorsprogramvara” som hjälper till att tillhandahålla årliga redovisningsrapporter eller organisera långsiktiga finansiella detaljer. Detta i motsats till ett kontors, eller receptionen, på ett hotell, där arbetare på lägre nivå generellt håller kontanter som mottagits från gästerna, och upprätthåller aktuell information om nattliga eller veckovis ekonomi, samt kreditkortsdata för nyligen gäster.
Ofta har större hotell en sofistikerad databas för gästinformation och arkiveringsdata. Detta är ofta inrymt i hotellets back office eller betraktas som en del av en hotel back office-verksamhet. Denna typ av information är viktigt för att kunna bekräfta tidigare vistelser från en viss gäst, och även för att hjälpa till att generera komplexa rapporter om priser på fyllda rum, samt alla praktiska utgifter för hotellet, på en årlig eller långsiktig bas. En total långsiktig budget för ett hotell genereras generellt i back office.
En annan jämförelse mellan receptionens eller frontkontoret på ett hotell och dess back office är baserat på de sätt som hotellarbetare vanligtvis är ordnade. Vanligtvis hanterar receptionisterna aktuella gästfrågor och interagerar direkt med gästerna. Gästledare kan också arbeta bakom receptionen. Däremot kommer en generaldirektör för ett hotell vanligtvis att arbeta på hotellets back office och kommer sällan att interagera med kundkretsen. Specialförsäljningschefer eller andra som inte vanligtvis hanterar nuvarande gäster kommer vanligtvis att arbeta utanför back office-området eller något annat separat kontor, tillsammans med bokförare och chefer för underhålls- eller hushållspersonalen.
Ett annat sätt att förstå ett back office för ett hotell är genom att utvärdera franchisehotell som ingår i en större kedja. På dessa hotell kommer mycket av det som rapporteras till företagets huvudkontor att hysas på back office. Där receptionen eller front office ägnas åt kundservice; ett back office kan ha en helt annan stil baserat på hur hotellkedjan drivs uppifrån.