Hva er et hotellkontor?
Et hotellkontor er et rom eller et rom på et hotell som er satt opp for å håndtere noe av det økonomiske arbeidet på høyere nivå og andre problemer som denne typen virksomheter står overfor. Denne delen av hotellet rommer også kontorene til ledere på høyere nivå. Større hoteller eller franchisetakere i en kjede kan ha flere elementer satt opp i et hotellkontor enn mindre selvstendig drevne hoteller, som noen ganger kanskje ikke har et back office i det hele tatt.
En av de viktigste funksjonene til et hotellkontor er et oppsett for å håndtere langsiktig økonomisk informasjon. Programvareselskaper selger ofte "hotel back office-programvare" som vil bidra til å gi årlige regnskapsrapporter eller organisere langsiktige økonomiske detaljer. Dette i motsetning til resepsjonen, eller resepsjonen, på et hotell, hvor arbeidere på lavere nivå generelt holder kontanter mottatt fra gjester, og opprettholder aktuell informasjon om nattlige eller ukentlige økonomier, samt kredittkortsdata for nyere gjester.
Ofte har større hoteller en sofistikert database for informasjon om gjester og arkivering av data. Dette er ofte plassert i hotellets back office eller betraktes som en del av et hotell back office-drift. Denne typen informasjon er viktig for å kunne bekrefte tidligere opphold fra en bestemt gjest, og også for å hjelpe til med å generere komplekse rapporter om priser på rom som er fylt, sammen med alle praktiske utgifter for hotellet, på årsbasis eller på lang sikt. Et samlet langsiktig budsjett for et hotell vil vanligvis bli generert på back office.
En annen sammenligning mellom resepsjonen eller front office på et hotell og dets kontor er basert på hvordan hotellarbeidere generelt er ordnet. Vanligvis håndterer resepsjonister aktuelle gjesteproblemer og samhandler direkte med gjestene. Gjestes ledere kan også jobbe bak resepsjonen. Derimot vil en daglig leder for et hotell vanligvis jobbe ut av hotellets back office, og vil sjelden samhandle med klientellet. Spesielle salgssjefer eller andre som ikke ofte har å gjøre med nåværende gjester, vil vanligvis også jobbe ute på back office-området eller et annet separat kontor, sammen med bokførere og ledere for vedlikeholds- eller rengjøringspersonalet.
En annen måte å forstå et back office for et hotell på er gjennom å evaluere franchisehoteller som er en del av en større kjede. På disse hotellene vil mye av det som blir rapportert til hovedkvarteret, bli plassert på bakkontoret. Der resepsjonen eller kontoret er viet til kundeservice; et bakkontor kan ha en helt annen stil basert på hvordan hotellkjeden drives fra toppen.