¿Qué es una división de adquisiciones?
Una división de adquisiciones es un departamento o sección que tiene la responsabilidad de adquirir los bienes y servicios necesarios para operar una empresa o municipio. Para cumplir con esta responsabilidad, la división generalmente recibe autoridad para negociar contratos de proveedores, limitar los montos de compra y generar órdenes de compra para que coincidan con las solicitudes aprobadas. También se puede autorizar una división de adquisiciones para emitir solicitudes de propuestas (RFP) para identificar a los mejores proveedores para un bien o servicio particular. Gracias a las comunicaciones modernas, hay una serie de excelentes sistemas de procesamiento electrónico que pueden ayudar a una división en la función diaria de ordenar, rastrear y recibir esos bienes y servicios.
Una de las principales ventajas de una división de adquisiciones es que centralizar la función de adquisición hace posible estandarizar los procedimientos de compra. Esto a menudo puede conducir a un mejor control del proceso de contabilidad, ya que todo el pedido se realiza a través de un CECuerpo ntral, en lugar de cada departamento o división de la empresa u otra entidad ordenando bienes y servicios por su cuenta. Con la adquisición que tiene lugar a través de una tubería, es mucho más fácil realizar un seguimiento de los gastos y mantenerlos dentro de lo razonable.
Otro beneficio para la división de adquisiciones es la capacidad de realizar compras de volumen en los artículos necesarios en múltiples departamentos. Por ejemplo, los sistemas de adquisición que pueden rastrear el uso de los suministros de oficina en todos los departamentos pueden ayudar a determinar cuántas resmas de papel se necesitan para mantener el negocio operativo dentro de un período de tiempo determinado. Usando estos datos, las personas que participan en la adquisición de compras generalmente pueden obtener un precio unitario más bajo al realizar un solo pedido grande con un proveedor, ahorrando así a la empresa dinero. Esto sería difícil de lograr sin algún tipo de proceso de compra central.
No es inusual para una adquisicióndivisión también para invitar a los proveedores a participar en un proceso de licitación para el negocio de la empresa. Esto significa que la división tiene la capacidad de iniciar y supervisar los contratos de adquisición que bloquean tarifas especiales para varios bienes y servicios, al menos por un período de tiempo determinado. La división puede usar este modelo como parte de la adquisición de suministros, o incluso adquisiciones de construcción si la empresa o municipio se dedica a un proyecto de construcción.
En general, los programas de adquisición están estructurados para operar con integridad y honestidad. Normalmente, hay una serie de controles y saldos integrados en el sistema para que sea más difícil eludir los procedimientos establecidos, o para las personas que trabajan dentro de la división para recibir una compensación especial a cambio de un contrato de proveedores. Al igual que con cualquier departamento o división que se ocupe de las finanzas de cualquier tipo, una división de adquisiciones se audita regularmente, normalmente al menos una vez al año. Esto ayuda a asegurar que los procedimientos sean FAlegado y que todas las transacciones se realizan de manera legal y ética.