Wat is een inkoopafdeling?
Een inkoopafdeling is een afdeling of afdeling die de verantwoordelijkheid heeft om de benodigde goederen en diensten te verwerven die nodig zijn om een bedrijf of gemeente te exploiteren. Om aan deze verantwoordelijkheid te voldoen, wordt de divisie meestal gemachtigd om te onderhandelen over leverancierscontracten, inkoopbedragen te beperken en inkooporders te genereren die overeenkomen met goedgekeurde aanvragen. Een inkoopafdeling kan ook worden gemachtigd om Request for Proposals (RFP's) uit te geven om de beste leveranciers voor een bepaald goed of een bepaalde dienst te identificeren. Dankzij moderne communicatie zijn er een aantal uitstekende e-procurement-systemen die een verdeling in de dagelijkse functie van bestellen, volgen en ontvangen van die goederen en diensten kunnen ondersteunen.
Een van de belangrijkste voordelen van een inkoopafdeling is dat het centraliseren van de acquisitiefunctie het mogelijk maakt om inkoopprocedures te standaardiseren. Dit kan vaak leiden tot een betere beheersing van het boekhoudproces, omdat alle bestellingen worden gedaan via een centrale instantie, in plaats van elke afdeling of divisie van het bedrijf of andere entiteit die zelf goederen en diensten bestelt. Omdat inkoop via één pijplijn plaatsvindt, is het veel eenvoudiger om de kosten bij te houden en binnen redelijke grenzen te houden.
Een ander voordeel voor de inkoopafdeling is de mogelijkheid om volumeaankopen te doen voor artikelen die op meerdere afdelingen nodig zijn. Zo kunnen inkoopsystemen die het gebruik van kantoorbenodigdheden in alle afdelingen volgen, helpen bepalen hoeveel riemen papier nodig zijn om het bedrijf binnen een bepaald tijdsbestek operationeel te houden. Met behulp van deze gegevens kunnen de personen die zich bezighouden met inkoopaankopen meestal een lagere eenheidsprijs vragen door een enkele grote bestelling bij een verkoper te plaatsen, waardoor het bedrijf geld bespaart. Dit zou moeilijk te bereiken zijn zonder een soort centraal inkoopproces.
Het is niet ongebruikelijk dat een inkoopafdeling ook leveranciers uitnodigt om deel te nemen aan een biedproces voor de onderneming. Dit betekent dat de divisie de mogelijkheid heeft om inkoopcontracten te initiëren en te controleren die speciale tarieven voor verschillende goederen en diensten vastleggen, ten minste voor een bepaalde periode. De divisie kan dit model gebruiken als onderdeel van inkoop van benodigdheden, of zelfs bouwaankoop als het bedrijf of de gemeente bezig is met een bouwproject.
Over het algemeen zijn inkoopprogramma's gestructureerd om integer en eerlijk te werken. Er zijn normaal gesproken een aantal checks and balances ingebouwd in het systeem om het moeilijker te maken om bestaande procedures te omzeilen, of voor mensen die binnen de divisie werken om een speciale vergoeding te ontvangen in ruil voor een leverancierscontract. Zoals bij elke afdeling of divisie die zich bezighoudt met alle soorten financiën, wordt een inkoopafdeling regelmatig gecontroleerd, normaal ten minste eenmaal per jaar. Dit helpt ervoor te zorgen dat procedures worden gevolgd en dat alle transacties worden uitgevoerd op een manier die zowel juridisch als ethisch is.