O que é uma divisão de compras?
Uma divisão de compras é um departamento ou seção que tem a responsabilidade de adquirir os bens e serviços necessários para operar uma empresa ou município. Para cumprir essa responsabilidade, a divisão geralmente recebe autoridade para negociar contratos de fornecedores, limitar os valores da compra e gerar ordens de compra para corresponder às requisições aprovadas. Uma divisão de compras também pode estar autorizada a emitir solicitações de propostas (RFPs) para identificar os melhores fornecedores para um bem ou serviço específico. Graças às comunicações modernas, existem vários excelentes sistemas de compras eletrônicas que podem ajudar uma divisão na função diária de pedidos, rastrear e receber esses bens e serviços.
Uma das principais vantagens de uma divisão de compras é que a centralização da função de aquisição possibilita padronizar os procedimentos de compra. Isso geralmente pode levar a um melhor controle do processo contábil, pois toda a ordem é feita por meio de um CEórgão ntral, em vez de cada departamento ou divisão da empresa ou de outra entidade que encomende bens e serviços por conta própria. Com as compras ocorrendo em um pipeline, é muito mais fácil acompanhar as despesas e mantê -las dentro da razão.
Outro benefício para a divisão de compras é a capacidade de fazer compras de volume nos itens necessários em vários departamentos. Por exemplo, os sistemas de compras que podem rastrear o uso de suprimentos de escritório em todos os departamentos podem ajudar a determinar quantas resmas de papel são necessárias para manter o negócio operacional dentro de um determinado prazo. Usando esses dados, os indivíduos envolvidos na compra de compras geralmente podem comandar um preço unitário mais baixo, fazendo um único pedido grande com um fornecedor, economizando assim o dinheiro da empresa. Isso seria difícil de realizar sem algum tipo de processo de compra central.
Não é incomum para uma compraDivisão para convidar também os fornecedores a participar de um processo de licitação para os negócios da empresa. Isso significa que a divisão tem a capacidade de iniciar e supervisionar contratos de compras que prendem taxas especiais para vários bens e serviços, pelo menos por um determinado período de tempo. A divisão pode usar esse modelo como parte da compra de suprimentos, ou mesmo compras de construção, se a empresa ou o município estiver envolvido em um projeto de construção.
Em geral, os programas de compras são estruturados para operar com integridade e honestidade. Normalmente, existem uma série de cheques e saldos incorporados ao sistema para tornar mais difícil contornar os procedimentos estabelecidos ou para as pessoas que trabalham dentro da divisão para receber uma remuneração especial em troca de um contrato de fornecedor. Como em qualquer departamento ou divisão que lida com finanças de qualquer tipo, uma divisão de compras é auditada regularmente, normalmente pelo menos uma vez por ano. Isso ajuda a garantir que os procedimentos estejam sendo fseguidos e que todas as transações são conduzidas de uma maneira legal e ética.