Hva er en innkjøpsavdeling?
En anskaffelsesavdeling er en avdeling eller seksjon som har ansvaret for å anskaffe de nødvendige varer og tjenester som kreves for å drifte et selskap eller en kommune. For å oppfylle dette ansvaret, får divisjonen vanligvis myndighet til å forhandle om leverandørkontrakter, begrense kjøpsbeløp og generere innkjøpsordrer for å matche godkjente rekvisisjoner. En anskaffelsesdivisjon kan også være autorisert til å utstede forespørsler om forslag (RFP) for å identifisere de beste leverandørene for en bestemt vare eller tjeneste. Takket være moderne kommunikasjon er det en rekke gode e-anskaffelsessystemer som kan hjelpe en avdeling i den daglige funksjonen til å bestille, spore og motta disse varene og tjenestene.
En av hovedfordelene med en anskaffelsesdivisjon er at en sentralisering av anskaffelsesfunksjonen gjør det mulig å standardisere innkjøpsprosedyrer. Dette kan ofte føre til bedre kontroll over regnskapsprosessen, siden all bestilling skjer gjennom et sentralt organ, i stedet for hver avdeling eller avdeling av virksomheten eller andre enheter som bestiller varer og tjenester på egen hånd. Med anskaffelser som foregår gjennom en rørledning, er det mye lettere å holde oversikt over utgiftene og holde dem innenfor fornuft.
En annen fordel for innkjøpsdivisjonen er muligheten til å gjøre volumkjøp på varer som trengs i flere avdelinger. Anskaffelsessystemer som kan spore bruken av kontorrekvisita i alle avdelinger, kan for eksempel være med på å bestemme hvor mange papirstrimler som er nødvendige for å holde virksomheten i drift innenfor en gitt tidsramme. Ved å bruke disse dataene kan enkeltpersoner som kjøper anskaffelser vanligvis beordre en lavere enhetspris ved å plassere en enkelt stor ordre hos en leverandør, og dermed spare selskapet penger. Dette ville være vanskelig å oppnå uten en slags sentral innkjøpsprosess.
Det er ikke uvanlig at en innkjøpsdivisjon også inviterer leverandører til å delta i en anbudsprosess for virksomheten til selskapet. Dette betyr at divisjonen har muligheten til å sette i gang og føre tilsyn med anskaffelseskontrakter som låser inn spesialpriser for ulike varer og tjenester, i det minste for en gitt tidsperiode. Divisjonen kan bruke denne modellen som en del av anskaffelser av leveranser, eller til og med bygge anskaffelser hvis selskapet eller kommunen er engasjert i et byggeprosjekt.
Generelt er anskaffelsesprogrammer strukturert for å fungere med integritet og ærlighet. Det er normalt en serie kontroller og balanser innebygd i systemet for å gjøre det vanskeligere å omgå etablerte prosedyrer, eller for personer som jobber i divisjonen å motta spesiell kompensasjon i bytte mot en leverandørkontrakt. Som for enhver avdeling eller avdeling som arbeider med økonomi av enhver type, blir en anskaffelsesavdeling revidert regelmessig, normalt minst en gang i året. Dette hjelper deg med å sikre at prosedyrer blir fulgt, og at alle transaksjoner gjennomføres på en måte som er både juridisk og etisk.