Co je divize nákupu?
Divize zadávání veřejných zakázek je útvar nebo úsek, který odpovídá za pořízení potřebného zboží a služeb potřebných k provozování společnosti nebo obce. Za účelem splnění této odpovědnosti je divizi obvykle udělena pravomoc vyjednávat dodavatelské smlouvy, omezovat částky nákupu a generovat objednávky, aby odpovídaly schváleným požadavkům. Divize zadávání zakázek může být rovněž oprávněna vydávat žádosti o návrhy (RFP) s cílem identifikovat nejlepší prodejce konkrétního zboží nebo služby. Díky moderní komunikaci existuje celá řada vynikajících systémů elektronického zadávání veřejných zakázek, které mohou pomoci rozdělení v každodenní funkci objednávání, sledování a přijímání tohoto zboží a služeb.
Jednou z hlavních výhod divize nákupu je, že centralizace akviziční funkce umožňuje standardizovat nákupní postupy. To může často vést k lepší kontrole účetního procesu, protože veškerá objednávka se provádí spíše prostřednictvím ústředního orgánu, než každého oddělení nebo divize podniku nebo jiné entity objednávající zboží a služby samostatně. Díky zadávání veřejných zakázek prostřednictvím jednoho plynovodu je mnohem snazší sledovat náklady a udržovat je v rozumných mezích.
Další výhodou pro divizi nákupu je schopnost provádět hromadné nákupy položek potřebných ve více odděleních. Například systémy zadávání zakázek, které mohou sledovat využití kancelářských potřeb ve všech odděleních, mohou pomoci určit, kolik kopí papírů je potřeba k udržení provozu podniku v daném časovém rámci. Pomocí těchto údajů mohou jednotlivci, kteří se zabývají nákupem, obvykle spravovat nižší jednotkovou cenu zadáním jediné velké objednávky u dodavatele, a tak ušetřit peníze společnosti. To by bylo obtížné dosáhnout bez jakéhokoli centrálního nákupního procesu.
Není neobvyklé, že divize zadávání zakázek také vyzve dodavatele, aby se účastnili nabídkového řízení pro podnikání společnosti. To znamená, že divize má schopnost iniciovat a dohlížet na zakázky, které uzavírají speciální sazby pro různé zboží a služby, alespoň na určité časové období. Divize může tento model použít jako součást zakázek na dodávky nebo dokonce na stavební zakázky, pokud se společnost nebo obec zabývá stavebním projektem.
Programy zadávání veřejných zakázek jsou obecně strukturovány tak, aby fungovaly bezúhonně a čestně. Obvykle je v systému zabudována řada kontrol a zůstatků, které ztěžují obcházení zavedených postupů, nebo že lidé pracující v divizi dostávají zvláštní odměnu výměnou za prodejní smlouvu. Stejně jako u každého oddělení nebo divize, která se zabývá finančními prostředky jakéhokoli typu, je divize zadávání zakázek pravidelně auditována, obvykle nejméně jednou ročně. To pomáhá zajistit, aby byly dodržovány postupy a aby všechny transakce byly prováděny zákonným i etickým způsobem.