調達部門とは

調達部門は、企業または自治体の運営に必要な商品とサービスを取得する責任を負う部門またはセクションです。 この責任を果たすために、部門には通常、ベンダー契約の交渉、購入金額の制限、承認された要求に一致する購入注文の生成を行う権限が付与されます。 調達部門は、特定の商品またはサービスに最適なベンダーを識別するために、提案依頼書（RFP）を発行することもできます。 最新のコミュニケーションのおかげで、これらの商品やサービスの注文、追跡、受け取りの日々の機能の部門を支援できる優れた電子調達システムが数多くあります。

調達部門の主な利点の1つは、取得機能を集中化することにより、購入手順を標準化できることです。 多くの場合、すべての注文は、事業の各部門または部門または商品やサービスを独自に注文する他のエンティティではなく、中央機関を介して行われるため、これにより、会計プロセスをより適切に制御できます。 調達が1つのパイプラインを介して行われるため、費用を追跡し、合理的な範囲内に収めることがはるかに簡単です。

調達部門のもう1つの利点は、複数の部門で必要なアイテムを大量に購入できることです。 たとえば、すべての部門で事務用品の使用状況を追跡できる調達システムは、特定の期間内に業務を継続するために必要な紙の連数を決定するのに役立ちます。 このデータを使用すると、調達の購入に携わる個人は通常、ベンダーに単一の大口注文を出すことでより低い単価を命じることができるため、会社のお金を節約できます。 これは、ある種の中央購買プロセスなしでは達成するのが難しいでしょう。

調達部門が会社のビジネスの入札プロセスにベンダーを参加させることも珍しくありません。 つまり、部門には、少なくとも一定期間、さまざまな商品やサービスの特別料金を確定する調達契約を開始および監督する能力があります。 部門は、このモデルを消耗品調達の一部として、または企業または自治体が建築プロジェクトに従事している場合は建設調達でさえ使用できます。

一般に、調達プログラムは、誠実かつ誠実に運営されるように構成されています。 通常、システムには一連のチェックとバランスが組み込まれており、確立された手順を回避するのがより困難になります。また、部門内で働く人々がベンダー契約と引き換えに特別な報酬を受けることができます。 あらゆる種類の財務を扱う部門または部門と同様に、調達部門は定期的に、通常は少なくとも年に1回監査されます。 これにより、手順が確実に守られ、すべての取引が法的かつ倫理的な方法で行われるようになります。