Vad är en upphandlingsavdelning?
En upphandlingsavdelning är en avdelning eller avdelning som har ansvaret att förvärva nödvändiga varor och tjänster som krävs för att driva ett företag eller en kommun. För att fullgöra detta ansvar ges divisionen vanligtvis befogenhet att förhandla leverantörskontrakt, begränsa inköpsbelopp och generera inköpsorder för att matcha godkända rekvisitioner. En upphandlingsavdelning kan också ha behörighet att utfärda förfrågningar om förslag (RFP) för att identifiera de bästa leverantörerna för en viss vara eller tjänst. Tack vare modern kommunikation finns det ett antal utmärkta e-upphandlingssystem som kan hjälpa en division i den dagliga funktionen att beställa, spåra och ta emot dessa varor och tjänster.
En av de viktigaste fördelarna med en upphandlingsdivision är att genom att centralisera förvärvsfunktionen är det möjligt att standardisera inköpsrutiner. Detta kan ofta leda till bättre kontroll över redovisningsprocessen, eftersom all beställning sker genom ett centralt organ, snarare än varje avdelning eller avdelning i verksamheten eller annan enhet som beställer varor och tjänster på egen hand. Med upphandlingar som sker via en pipeline är det mycket lättare att hålla reda på utgifterna och hålla dem skäliga.
En annan fördel för upphandlingsavdelningen är förmågan att göra volymköp på objekt som behövs i flera avdelningar. Exempelvis kan upphandlingssystem som kan spåra användningen av kontorsmaterial i alla avdelningar hjälpa till att bestämma hur många pappersskalor som behövs för att hålla verksamheten i drift inom en viss tidsram. Med hjälp av denna information kan individerna som köper upphandling vanligtvis beordra ett lägre enhetspris genom att beställa en enda stor order hos en leverantör och därmed spara företaget pengar. Detta skulle vara svårt att uppnå utan någon sorts köpprocess.
Det är inte ovanligt att en upphandlingsavdelning också bjuder in leverantörer att delta i en anbudsprocess för företagets verksamhet. Detta innebär att divisionen har förmågan att initiera och övervaka upphandlingskontrakt som låser in specialpriser för olika varor och tjänster, åtminstone under en viss tidsperiod. Avdelningen kan använda denna modell som en del av leveransupphandling, eller till och med bygga upphandlingar om företaget eller kommunen är engagerade i ett byggprojekt.
I allmänhet är upphandlingsprogram strukturerade för att fungera med integritet och ärlighet. Det finns normalt en serie kontroller och balanser inbyggda i systemet för att göra det svårare att kringgå etablerade förfaranden, eller för personer som arbetar inom divisionen att få särskild ersättning i utbyte mot ett leverantörskontrakt. Liksom för alla avdelningar eller avdelningar som hanterar ekonomi av alla slag, granskas en upphandlingsavdelning regelbundet, normalt minst en gång om året. Detta hjälper till att se till att procedurer följs och att alla transaktioner genomförs på ett sätt som är både juridiskt och etiskt.