¿Qué es un flujo de trabajo automatizado?
El flujo de trabajo
se compone de las etapas que pasa una empresa o empleado para proporcionar un producto o servicio a sus clientes. Un flujo de trabajo automatizado es cuando estas etapas son ayudadas por computadoras u otras máquinas. Para automatizar el proceso de flujo de trabajo, uno primero tiene que desglosar los pasos involucrados en el proceso. Después de que la empresa tenga un comprensión firme de cada paso del proceso de flujo de trabajo, crear un flujo de trabajo automatizado implica ingresar el proceso de flujo de trabajo en el software de gestión del flujo de trabajo, que luego automatiza el proceso.
Los beneficios principales del flujo de trabajo automatizado son que ahorra tiempo de trabajo para los empleados y, por lo tanto, ahorra dinero de la compañía. El software de flujo de trabajo automatizado tiene capacidades de informes, por lo que una empresa puede identificar cuándo necesita miembros adicionales del personal para manejar la carga de trabajo o cuándo la empresa tiene más miembros del personal de lo que les funciona. El flujo de trabajo automatizado elimina los procesos manuales de ingresar datos o entregar un archivo a la siguiente PErson, que necesita trabajar en el archivo. En cambio, después de que se completa la primera tarea, los sistemas de flujo de trabajo automatizado alerta a la siguiente persona de la siguiente tarea, y todos los involucrados en el proceso tienen acceso a la misma información.
Un ejemplo de un flujo de trabajo automatizado en uso es el de un hospital. Con un flujo de trabajo automatizado, cuando una recepcionista revisa a un paciente en el sistema en la sala de espera, la enfermera recibe una alerta en la computadora que un paciente está esperando y en qué habitación. Después de que la enfermera recopila información del paciente y la ingresa a la computadora, el médico recibe una alerta sobre el paciente y en qué habitación el paciente está esperando. Cuando la enfermera y el médico ingresan información, el flujo de trabajo automatizado genera la información a la recepcionista, que está administrando la carga del paciente.
En este ejemplo, el flujo de trabajo automatizado evita que el personal ingrese datos de pacientes en la computadoraSistema o archivo del paciente varias veces: cuando la recepcionista verifica el paciente, cuando la enfermera ve al paciente y nuevamente cuando el médico ve al paciente. Esto reduce los tiempos de espera del paciente, porque después de que la recepcionista ingresa a la información del paciente al check-in, la información empuja automáticamente a la computadora de la enfermera y nuevamente al médico después de que la enfermera ingrese cualquier información adicional sobre el paciente. Este flujo de trabajo automatizado proporciona al hospital una mayor eficiencia y, en última instancia, le permite brindar una mejor atención a los pacientes.