Vad är ett automatiserat arbetsflöde?

Arbetsflödet består av de stadier som ett företag eller en anställd genomgår för att tillhandahålla en produkt eller tjänst till sina kunder. Ett automatiserat arbetsflöde är när dessa steg stöds av datorer eller andra maskiner. För att automatisera arbetsflödesprocessen måste man först bryta ned stegen som är involverade i processen. När företaget har ett fast grepp om varje steg i arbetsflödesprocessen innebär att du skapar ett automatiserat arbetsflöde att mata in arbetsflödesprocessen i arbetsflödeshanteringsprogramvara som sedan automatiserar processen.

De främsta fördelarna med automatiserat arbetsflöde är att det sparar arbetstid för anställda och därför sparar företaget pengar. Programvara för automatiserat arbetsflöde har rapporteringsfunktioner, så ett företag kan identifiera när det behöver ytterligare personal för att hantera arbetsbelastningen eller när företaget har fler anställda än det fungerar för dem att göra. Automatiserat arbetsflöde eliminerar de manuella processerna för att mata in data eller dela ut en fil till nästa person som behöver arbeta med filen. Istället, efter att den första uppgiften är klar, varnar automatiserade arbetsflödessystem nästa person till nästa uppgift, och alla som är involverade i processen har tillgång till samma information.

Ett exempel på ett automatiserat arbetsflöde som används är ett sjukhus. Med ett automatiserat arbetsflöde, när en receptionist kontrollerar en patient i systemet i väntrummet, får sjuksköterskan en varning på datorn om att en patient väntar och i vilket rum. När sjuksköterskan samlar in information från patienten och matar in den i datorn, får läkaren en varning om patienten och i vilket rum patienten väntar. När sjuksköterskan och läkaren skriver in information genererar automatiserat arbetsflöde informationen tillbaka till receptionisten, som hanterar patientbelastningen.

I det här exemplet sparar automatiserat arbetsflöde personalen från att mata in patientdata i datorsystemet eller patientfilen flera gånger - när receptionisten kontrollerar patienten, när sjuksköterskan ser patienten och igen när läkaren ser patienten. Detta minskar patientens väntetider, eftersom efter att receptionisten har angett patientinformation vid incheckningen, trycker informationen automatiskt till sjuksköterskans dator och åter till doktorn efter att sjuksköterskan matar in ytterligare information om patienten. Detta automatiserade arbetsflöde ger sjukhuset större effektivitet och möjliggör i slutändan bättre vård för patienterna.