Hva er en automatisert arbeidsflyt?

Arbeidsflyt består av stadiene en virksomhet eller ansatt går for å tilby et produkt eller en tjeneste til kundene. En automatisert arbeidsflyt er når disse stadiene støttes av datamaskiner eller andre maskiner. For å automatisere arbeidsflytprosessen, må man først bryte ned trinnene som er involvert i prosessen. Etter at virksomheten har et godt grep om hvert trinn i arbeidsflytprosessen, innebærer å opprette en automatisert arbeidsflyt å legge arbeidsflytprosessen inn i arbeidsflytadministrasjonsprogramvare, som deretter automatiserer prosessen.

De viktigste fordelene med automatisert arbeidsflyt er at det sparer arbeidstid for ansatte og sparer derfor penger for selskapet. Automatisert arbeidsflytprogramvare har rapporteringsfunksjoner, slik at et selskap kan identifisere når det trenger flere ansatte for å håndtere arbeidsmengden, eller når virksomheten har flere ansatte enn det fungerer for dem å gjøre. Automatisk arbeidsflyt eliminerer de manuelle prosessene for å legge inn data eller overlevere en fil til neste person som trenger å jobbe med filen. I stedet, etter at den første oppgaven er fullført, varsler automatiserte arbeidsflytsystemer den neste personen om den neste oppgaven, og alle som er involvert i prosessen har tilgang til den samme informasjonen.

Et eksempel på en automatisert arbeidsflyt som er i bruk er sykehuset. Med automatisert arbeidsflyt, når en resepsjonist sjekker en pasient inn i systemet på venterommet, får sykepleieren et varsel på datamaskinen om at en pasient venter og i hvilket rom. Etter at sykepleieren samler informasjon fra pasienten og har lagt den inn i datamaskinen, mottar legen et varsel om pasienten og i hvilket rom pasienten venter. Når sykepleier og lege legger inn informasjon, genererer automatisk arbeidsflyt informasjonen tilbake til resepsjonisten, som styrer pasientbelastningen.

I dette eksemplet sparer automatisert arbeidsflyt personalet fra å legge inn pasientdata i datasystemet eller pasientfilen flere ganger - når resepsjonisten sjekker inn pasienten, når sykepleieren ser pasienten og igjen når legen ser pasienten. Dette reduserer pasientens ventetid, fordi etter at resepsjonisten har lagt inn pasientinformasjon ved innsjekking, skyver informasjonen automatisk til sykepleierens datamaskin og igjen til legen etter at sykepleieren legger inn ytterligere informasjon om pasienten. Denne automatiserte arbeidsflyten gir sykehuset større effektivitet og lar den til slutt gi bedre pleie for pasientene.