Wat is een geautomatiseerde workflow?
Workflow bestaat uit de fasen die een bedrijf of werknemer doorloopt om een product of dienst aan zijn klanten te leveren. Een geautomatiseerde workflow is wanneer deze fasen worden ondersteund door computers of andere machines. Om het workflow-proces te automatiseren, moet men eerst de stappen in het proces afbreken. Nadat het bedrijf elke stap van het workflowproces goed begrijpt, moet voor het maken van een geautomatiseerde workflow het workflowproces worden ingevoerd in workflowbeheersoftware, die vervolgens het proces automatiseert.
De belangrijkste voordelen van geautomatiseerde workflow zijn dat het werktijd bespaart voor werknemers en dus het bedrijf geld bespaart. Geautomatiseerde workflowsoftware heeft rapportagemogelijkheden, zodat een bedrijf kan bepalen wanneer het extra personeel nodig heeft om de werklast aan te pakken of wanneer het bedrijf meer personeel heeft dan het voor hen doet. Geautomatiseerde workflow elimineert de handmatige processen van het invoeren van gegevens of het doorgeven van een bestand aan de volgende persoon die aan het bestand moet werken. In plaats daarvan waarschuwen geautomatiseerde workflowsystemen de volgende persoon nadat de eerste taak is voltooid en heeft iedereen die bij het proces betrokken is toegang tot dezelfde informatie.
Een voorbeeld van een geautomatiseerde workflow die in gebruik is, is die van een ziekenhuis. Met een geautomatiseerde workflow, wanneer een receptionist een patiënt incheckt in het systeem in de wachtkamer, ontvangt de verpleegkundige een waarschuwing op de computer dat een patiënt wacht en in welke kamer. Nadat de verpleegkundige informatie van de patiënt heeft verzameld en in de computer heeft ingevoerd, ontvangt de arts een waarschuwing over de patiënt en in welke kamer de patiënt wacht. Wanneer de verpleegkundige en arts informatie invoeren, genereert de geautomatiseerde workflow de informatie terug naar de receptionist, die de patiëntlast beheert.
In dit voorbeeld voorkomt de geautomatiseerde workflow dat het personeel patiëntgegevens meerdere keren in het computersysteem of het patiëntendossier invoert - wanneer de receptionist de patiënt incheckt, wanneer de verpleegkundige de patiënt ziet en opnieuw wanneer de arts de patiënt ziet. Dit verkort de wachttijden van de patiënt, omdat nadat de receptionist patiëntinformatie invoert bij het inchecken, de informatie automatisch naar de computer van de verpleegkundige wordt gestuurd en weer naar de arts nadat de verpleegkundige aanvullende informatie over de patiënt heeft ingevoerd. Deze geautomatiseerde workflow biedt het ziekenhuis een grotere efficiëntie en zorgt uiteindelijk voor betere zorg voor patiënten.