Co to jest zautomatyzowany przepływ pracy?
Przepływ pracy składa się z etapów, przez które przechodzi firma lub pracownik w celu dostarczenia produktu lub usługi swoim klientom. Zautomatyzowany przepływ pracy ma miejsce, gdy te etapy są wspomagane przez komputery lub inne maszyny. Aby zautomatyzować proces przepływu pracy, najpierw trzeba rozbić etapy procesu. Po dokładnym zapoznaniu się firmy z każdym etapem procesu przepływu pracy, utworzenie zautomatyzowanego przepływu pracy wymaga wprowadzenia procesu przepływu pracy do oprogramowania do zarządzania przepływem pracy, które następnie automatyzuje proces.
Podstawowymi zaletami zautomatyzowanego przepływu pracy jest to, że oszczędza czas pracy pracowników, a tym samym oszczędza pieniądze firmy. Oprogramowanie do zautomatyzowanego przepływu pracy ma funkcje raportowania, dzięki czemu firma może zidentyfikować, kiedy potrzebuje dodatkowych pracowników do obsługi obciążenia lub kiedy firma ma więcej pracowników, niż jest to dla nich potrzebne. Zautomatyzowany przepływ pracy eliminuje ręczne procesy wprowadzania danych lub przekazywania pliku kolejnej osobie, która musi pracować nad plikiem. Zamiast tego po zakończeniu pierwszego zadania zautomatyzowane systemy przepływu pracy ostrzegają następną osobę o kolejnym zadaniu, a wszyscy zaangażowani w proces mają dostęp do tych samych informacji.
Jednym z przykładów zautomatyzowanego przepływu pracy jest szpital. Dzięki zautomatyzowanemu przepływowi pracy, gdy recepcjonistka sprawdza pacjenta w systemie w poczekalni, pielęgniarka otrzymuje ostrzeżenie na komputerze, że pacjent czeka i w którym pokoju. Po tym, jak pielęgniarka zbierze informacje od pacjenta i wprowadzi je do komputera, lekarz otrzyma powiadomienie o pacjencie i pokoju, w którym pacjent czeka. Gdy pielęgniarka i lekarz wprowadzają informacje, automatyczny przepływ pracy generuje informacje z powrotem do recepcjonistki, która zarządza obciążeniem pacjenta.
W tym przykładzie zautomatyzowany obieg pracy oszczędza personelowi wielokrotnego wprowadzania danych pacjenta do systemu komputerowego lub pliku pacjenta - gdy recepcjonistka sprawdza pacjenta, kiedy pielęgniarka widzi pacjenta i ponownie, gdy lekarz go widzi. Skraca to czas oczekiwania pacjenta, ponieważ po wprowadzeniu przez recepcjonistę informacji o pacjencie podczas zameldowania, informacja ta automatycznie przesyła się do komputera pielęgniarki i ponownie do lekarza po wprowadzeniu przez pielęgniarkę jakichkolwiek dodatkowych informacji o pacjencie. Ten zautomatyzowany obieg pracy zapewnia szpitalowi większą wydajność i ostatecznie umożliwia lepszą opiekę nad pacjentami.