¿Qué es la gestión de documentos?
Empresas y otras organizaciones, así como personas que manejan una gran cantidad de información, necesitan sistemas de gestión de documentos para presentar, asegurar, recuperar y compartir esa información. La gestión de documentos es un sistema organizado que procesa, almacena y recupera los documentos y los datos dentro de ellos. Para copias impresas o documentos en papel, el proceso puede simplemente denominarse sistema de archivo.
La gestión de documentos es una versión más contemporánea que generalmente implica producción electrónica, almacenamiento y recuperación de documentos y otros archivos, proporcionando acceso seguro a aquellos que tienen autorización. Además de los documentos típicos, como archivos de texto o copias escaneadas de documentos en papel, la administración de documentos también puede incluir archivos de audio y video, correos electrónicos, faxes, informes, fotos, fuentes, gráficos y otras imágenes.
Se creó un software de gestión de documentos en el esfuerzo por introducir oficinas "sin papel". Al darse cuenta de que este modelo de negocio era imposible de PErfect, los modelos más nuevos comenzaron a integrar la gestión de documentos en papel y electrónica. Dado que las organizaciones presentan diversas necesidades, los sistemas de gestión de documentos están diseñados específicamente para abordar aspectos particulares de clasificación y gestión de información.
Un ejemplo es la industria bancaria. En estos días, en lugar de enviar cheques cancelados junto con los extractos bancarios, los bancos realizan copias digitales en miniatura de cheques e imprimenlos según sea necesario. El banco también mantiene una copia para sus registros. Los controles reales pueden destruirse o mantenerse en una ubicación segura para una copia de seguridad en caso de mal funcionamiento de la computadora o datos corruptos.
Otro buen ejemplo son las agencias de publicidad. En lugar de usar un espacio premium para mantener los guiones gráficos y los materiales de presentación, estos elementos se pueden convertir en datos digitales. Una campaña publicitaria completa se puede transformar en algunos archivos o carpetas almacenadas en la computadora, que cSe puede acceder, distribuirse o imprimirse posteriormente según sea necesario.
La gestión de documentos puede optimizar efectivamente cualquier entorno de oficina. Al clasificar y almacenar convenientemente información, y hacerla fácilmente accesible, este proceso ayuda a los empleados a trabajar de manera más eficiente. La gestión de documentos ahorra no solo espacio y tiempo, sino también dinero. Debido a que es mucho más eficiente que los sistemas de archivo típicos, también puede reducir el estrés en el lugar de trabajo.