Vad är dokumenthantering?

Företag och andra organisationer, såväl som individer som hanterar mycket information, behöver dokumenthanteringssystem för att arkivera, säkra, hämta och dela den informationen. Dokumenthantering är ett organiserat system som metodiskt bearbetar, lagrar och återställer dokument och data i dem. För papperskopior eller pappersdokument kan processen helt enkelt kallas ett arkiveringssystem.

Dokumenthantering är en modernare version som vanligtvis innebär elektronisk produktion, lagring och hämtning av dokument och andra filer, vilket ger säker åtkomst till dem som har godkänt. Förutom typiska dokument, t.ex. textfiler eller skannade kopior av pappersdokument, kan dokumenthantering också innehålla ljud- och videofiler, e-postmeddelanden, fax, rapporter, foton, teckensnitt, grafik och andra bilder.

Dokumenthanteringsprogram skapades för att införa "papperslösa" kontor. När man insåg att denna affärsmodell var omöjlig att göra perfekt började nyare modeller integrera både pappers- och elektronisk dokumenthantering. Eftersom organisationer har olika behov är dokumenthanteringssystem utformade specifikt för att hantera särskilda aspekter av sortering och hantering av information.

Ett exempel är bankbranschen. Idag, istället för att skicka avbrutna checkar tillsammans med kontoutdrag, gör bankerna miniatyr digitala kopior av checkar och skriver ut dem vid behov. Banken förvarar också en kopia för sina register. De faktiska kontrollerna kan förstöras eller förvaras på en säker plats för säkerhetskopiering i händelse av datorfel eller skadad data.

Ett annat bra exempel är reklambyråer. I stället för att använda premiumutrymme för att hålla fast vid storyboards och presentationsmaterial kan dessa objekt förvandlas till digital data. En hel reklamkampanj kan omvandlas till några filer eller mappar lagrade på datorn, som senare kan nås, distribueras eller skrivas ut efter behov.

Dokumenthantering kan effektivisera alla kontorsmiljöer effektivt. Genom att klassificera och enkelt lagra information och göra den lättillgänglig hjälper denna process anställda att arbeta mer effektivt. Dokumenthantering sparar inte bara utrymme och tid utan också pengar. Eftersom det är så mycket mer effektivt än vanliga arkiveringssystem kan det också minska stress på arbetsplatsen.