Hvad er dokumenthåndtering?

Virksomheder og andre organisationer såvel som enkeltpersoner, der håndterer meget information, har brug for dokumentstyringssystemer for at arkivere, sikre, hente og dele disse oplysninger. Dokumentstyring er et organiseret system, der metodisk behandler, gemmer og gendanner dokumenter og dataene deri. For papirkopier eller papirdokumenter kan processen ganske enkelt benævnes et arkiveringssystem.

Dokumenthåndtering er en mere moderne version, der normalt involverer elektronisk produktion, opbevaring og hentning af dokumenter og andre filer, der giver sikker adgang til dem, der har godkendelse. Bortset fra typiske dokumenter, såsom tekstfiler eller scannede kopier af papirdokumenter, kan dokumenthåndtering også omfatte lyd- og videofiler, e-mails, faxer, rapporter, fotos, skrifttyper, grafik og andre billeder.

Dokumenthåndteringssoftware blev oprettet i forsøget på at introducere "papirløse" kontorer. Efter erkendelsen af, at denne forretningsmodel var umulig at perfektionere, begyndte nyere modeller at integrere både papir og elektronisk dokumenthåndtering. Da organisationer præsenterer forskellige behov, er dokumenthåndteringssystemer designet specifikt til at adressere bestemte aspekter ved sortering og styring af information.

Et eksempel er bankbranchen. I disse dage, i stedet for at sende aflyste check sammen med kontoudtog, laver banker digitale digitale kopier af checks og udskriver dem efter behov. Banken opbevarer også en kopi til sine poster. Den faktiske kontrol kan ødelægges eller opbevares på et sikkert sted til sikkerhedskopiering i tilfælde af computerfejl eller beskadigede data.

Et andet godt eksempel er reklamebureauer. I stedet for at bruge premium plads til at holde fast i storyboards og præsentationsmateriale, kan disse ting omdannes til digitale data. En hel reklamekampagne kan omdannes til et par filer eller mapper, der er gemt på computeren, som senere kan åbnes, distribueres eller udskrives efter behov.

Dokumentstyring kan effektivt strømline ethvert kontormiljø. Ved at klassificere og nemt gemme information og gøre det let tilgængeligt hjælper denne proces medarbejderne til at arbejde mere effektivt. Dokumenthåndtering sparer ikke kun plads og tid, men også penge. Fordi det er så meget mere effektivt end typiske arkiveringssystemer, kan det også reducere stress på arbejdspladsen.