Hva er dokumenthåndtering?

Bedrifter og andre organisasjoner, så vel som enkeltpersoner som håndterer mye informasjon, trenger dokumenthåndteringssystemer for å arkivere, sikre, hente og dele den informasjonen. Dokumenthåndtering er et organisert system som metodisk behandler, lagrer og gjenoppretter dokumenter og dataene i dem. For papir- eller papirdokumenter kan prosessen ganske enkelt bli referert til som et arkiveringssystem.

Dokumenthåndtering er en mer moderne versjon som vanligvis innebærer elektronisk produksjon, lagring og henting av dokumenter og andre filer, noe som gir sikker tilgang til de som har godkjenning. Bortsett fra typiske dokumenter, for eksempel tekstfiler eller skannede kopier av papirdokumenter, kan dokumenthåndtering også inkludere lyd- og videofiler, e-postmeldinger, fakser, rapporter, bilder, skrifter, grafikk og andre bilder.

Dokumenthåndteringsprogramvare ble laget for å introdusere "papirløse" kontorer. Da jeg innså at denne forretningsmodellen var umulig å perfeksjonere, begynte nyere modeller å integrere både papir og elektronisk dokumenthåndtering. Siden organisasjoner presenterer forskjellige behov, er dokumentstyringssystemer designet spesielt for å adressere bestemte aspekter ved sortering og styring av informasjon.

Et eksempel er banknæringen. I disse dager lager banker, i stedet for å sende kansellerte sjekker sammen med kontoutskrifter, digitale digitale kopier av sjekker og skrive dem ut etter behov. Banken oppbevarer også en kopi for sine poster. Selve kontrollene kan bli ødelagt eller oppbevares på et sikkert sted for sikkerhetskopiering i tilfelle datamaskinfeil eller ødelagte data.

Et annet godt eksempel er reklamebyråer. I stedet for å bruke premium plass til å holde fast på storyboards og presentasjonsmateriell, kan disse elementene gjøres om til digitale data. En hel reklamekampanje kan transformeres til noen få filer eller mapper som er lagret på datamaskinen, som senere kan nås, distribueres eller skrives ut etter behov.

Dokumenthåndtering kan effektivisere alle kontormiljøer effektivt. Ved å klassifisere og enkelt lagre informasjon, og gjøre den lett tilgjengelig, hjelper denne prosessen ansatte til å jobbe mer effektivt. Dokumenthåndtering sparer ikke bare plass og tid, men også penger. Fordi det er så mye mer effektivt enn typiske arkiveringssystemer, kan det også redusere stress på arbeidsplassen.