Co to jest zarządzanie dokumentami?
Firmy i inne organizacje, a także osoby, które obsługują wiele informacji, potrzebują systemów zarządzania dokumentami do składania, zabezpieczenia, pobierania i udostępniania tych informacji. Zarządzanie dokumentami to zorganizowany system, który metodycznie przetwarza, przechowuje i odzyskuje dokumenty i dane w nich. W przypadku dokumentów papierowych lub dokumentów papierowych proces może być po prostu nazywany systemem zgłoszenia.
Zarządzanie dokumentami to bardziej współczesna wersja, która zwykle obejmuje elektroniczną produkcję, przechowywanie i pobieranie dokumentów i innych plików, zapewniając bezpieczny dostęp do osób, które mają odprawę. Oprócz typowych dokumentów, takich jak pliki tekstowe lub zeskanowane kopie dokumentów papierowych, zarządzanie dokumentami może również zawierać pliki audio i wideo, e -maile, faksy, raporty, zdjęcia, czcionki, grafikę i inne obrazy.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami zostało stworzone w celu wprowadzenia biur „bez papieru”. Po uświadomieniu się, że ten model biznesowy był niemożliwy do pEffect, nowsze modele zaczęły integrować zarówno papierowe, jak i elektroniczne zarządzanie dokumentami. Ponieważ organizacje przedstawiają różnorodne potrzeby, systemy zarządzania dokumentami są zaprojektowane specjalnie w celu rozwiązania określonych aspektów sortowania i zarządzania informacjami.
Jednym z przykładów jest przemysł bankowy. W dzisiejszych czasach, zamiast wysyłać anulowane czeki wraz z wyciągami bankowymi, banki wykonują miniaturowe kopie czeków i wydrukują je w razie potrzeby. Bank prowadzi również kopię dla swoich rekordów. Rzeczywiste kontrole mogą zostać zniszczone lub przechowywane w bezpiecznym miejscu w celu kopii zapasowej w przypadku awarii komputera lub uszkodzonych danych.
Innym dobrym przykładem są agencje reklamowe. Zamiast używać przestrzeni premium do trzymania scenariuszy i materiałów prezentacyjnych, elementy te można przekształcić w dane cyfrowe. Całą kampanię reklamową można przekształcić w kilka plików lub folderów przechowywanych na komputerze, które CPóźniej można uzyskać dostęp, dystrybuowany lub wydrukowany w razie potrzeby.
Zarządzanie dokumentami może skutecznie usprawnić każde środowisko biurowe. Klasyfikując i wygodne przechowywanie informacji oraz ułatwianie ich łatwego dostępu, proces ten pomaga pracownikom wydajniejszą pracę. Zarządzanie dokumentami oszczędza nie tylko przestrzeń i czas, ale także pieniądze. Ponieważ jest o wiele bardziej wydajny niż typowe systemy składania, może również zmniejszyć stres w miejscu pracy.