Co to jest zarządzanie dokumentami?

Firmy i inne organizacje, a także osoby, które przetwarzają wiele informacji, potrzebują systemów zarządzania dokumentami do archiwizowania, zabezpieczania, wyszukiwania i udostępniania tych informacji. Zarządzanie dokumentami to zorganizowany system, który metodycznie przetwarza, przechowuje i odzyskuje dokumenty oraz dane w nich zawarte. W przypadku wydruków lub dokumentów papierowych proces ten można po prostu nazwać zbiorem dokumentów.

Zarządzanie dokumentami jest bardziej współczesną wersją, która zwykle obejmuje elektroniczną produkcję, przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów i innych plików, zapewniając bezpieczny dostęp osobom posiadającym zezwolenie. Oprócz typowych dokumentów, takich jak pliki tekstowe lub zeskanowane kopie dokumentów papierowych, zarządzanie dokumentami może również obejmować pliki audio i wideo, e-maile, faksy, raporty, zdjęcia, czcionki, grafikę i inne obrazy.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami zostało stworzone w celu wprowadzenia biur „bez papieru”. Po zdaniu sobie sprawy, że tego modelu biznesowego nie można było udoskonalić, nowsze modele zaczęły integrować zarządzanie dokumentami papierowymi i elektronicznymi. Ponieważ organizacje mają różne potrzeby, systemy zarządzania dokumentami zostały zaprojektowane specjalnie w celu uwzględnienia określonych aspektów sortowania i zarządzania informacjami.

Jednym z przykładów jest sektor bankowy. Obecnie zamiast wysyłać anulowane czeki wraz z wyciągami bankowymi, banki wykonują miniaturowe cyfrowe kopie czeków i drukują je w razie potrzeby. Bank przechowuje również kopię dokumentacji. Rzeczywiste kontrole mogą zostać zniszczone lub przechowywane w bezpiecznym miejscu w celu wykonania kopii zapasowej w przypadku awarii komputera lub uszkodzenia danych.

Innym dobrym przykładem są agencje reklamowe. Zamiast wykorzystywać przestrzeń premium do przechowywania scenariuszy i materiałów do prezentacji, przedmioty te można przekształcić w dane cyfrowe. Całą kampanię reklamową można przekształcić w kilka plików lub folderów przechowywanych na komputerze, do których można później uzyskać dostęp, dystrybuować lub drukować w razie potrzeby.

Zarządzanie dokumentami może skutecznie usprawnić każde środowisko biurowe. Dzięki klasyfikacji i dogodnemu przechowywaniu informacji oraz ich łatwemu dostępowi proces ten pomaga pracownikom pracować wydajniej. Zarządzanie dokumentami oszczędza nie tylko miejsce i czas, ale także pieniądze. Ponieważ jest o wiele bardziej wydajny niż typowe systemy archiwizacji, może również zmniejszyć stres w miejscu pracy.