Co je Správa dokumentů?

Podniky a další organizace, jakož i jednotlivci, kteří zpracovávají velké množství informací, potřebují systémy správy dokumentů, aby tyto informace ukládaly, zabezpečovaly, získávaly a sdílely. Správa dokumentů je organizovaný systém, který metodicky zpracovává, ukládá a obnovuje dokumenty a data v nich obsažená. U tištěných nebo papírových dokumentů lze tento proces jednoduše označit jako souborový systém.

Správa dokumentů je modernější verze, která obvykle zahrnuje elektronickou výrobu, ukládání a vyhledávání dokumentů a dalších souborů a poskytuje bezpečný přístup těm, kteří mají povolení. Kromě typických dokumentů, jako jsou textové soubory nebo naskenované kopie papírových dokumentů, může správa dokumentů zahrnovat také zvukové a video soubory, e-maily, faxy, zprávy, fotografie, písma, grafiku a další obrázky.

Software pro správu dokumentů byl vytvořen ve snaze představit „bezpapírové“ kanceláře. Když si uvědomili, že tento obchodní model není dokonalý, novější modely začaly integrovat správu dokumentů v papírové i elektronické podobě. Protože organizace představují různé potřeby, systémy správy dokumentů jsou navrženy speciálně pro řešení konkrétních aspektů třídění a správy informací.

Jedním příkladem je bankovní sektor. V dnešní době banky místo odesílání zrušených šeků spolu s výpisy z bank vytvářejí miniaturní digitální kopie šeků a podle potřeby je vytisknou. Banka si také uchovává kopii pro své záznamy. Skutečné kontroly mohou být zničeny nebo uloženy na bezpečném místě pro zálohování v případě selhání počítače nebo poškozených dat.

Dalším dobrým příkladem jsou reklamní agentury. Spíše než využití prémiového prostoru k držení scénářů a prezentačních materiálů lze tyto položky převést na digitální data. Celá reklamní kampaň může být přeměněna na několik souborů nebo složek uložených v počítači, které mohou být později zpřístupněny, distribuovány nebo vytištěny podle potřeby.

Správa dokumentů může efektivně zefektivnit jakékoli kancelářské prostředí. Tento proces tříděním a pohodlným ukládáním informací a jejich snadným přístupem pomáhá zaměstnancům efektivněji pracovat. Správa dokumentů šetří nejen prostor a čas, ale také peníze. Protože je mnohem účinnější než typické registrační systémy, může také snížit stres na pracovišti.