Co je to správa dokumentů?

Podniky a další organizace, jakož i jednotlivci, kteří zpracovávají velké množství informací, potřebují systémy pro správu dokumentů, aby tyto informace podali, zabezpečili, nahrávali a sdíleli. Správa dokumentů je organizovaný systém, který metodicky zpracovává, ukládá a získává dokumenty a data v nich. U tištěné kopie nebo papírových dokumentů může být tento proces jednoduše označován jako podávací systém.

Správa dokumentů je modernější verze, která obvykle zahrnuje elektronickou výrobu, skladování a vyhledávání dokumentů a dalších souborů, což poskytuje bezpečný přístup k těm, kteří mají vůli. Kromě typických dokumentů, jako jsou textové soubory nebo naskenované kopie papírových dokumentů, může správa dokumentů zahrnovat také zvukové a video soubory, e -maily, faxy, zprávy, fotografie, písma, grafika a další obrázky.

Software pro správu dokumentů byl vytvořen ve snaze představit „bezpapírové“ kanceláře. Po uvědomení se, že tento obchodní model nebyl nemožný pErfect, novější modely začaly integrovat správu papírových i elektronických dokumentů. Protože organizace představují rozmanité potřeby, jsou systémy správy dokumentů navrženy speciálně pro řešení konkrétních aspektů třídění a správy informací.

Jedním z příkladů je bankovní průmysl. V těchto dnech, namísto odesílání zrušených šeků spolu s bankovními výpisy, banky vytvářejí miniaturní digitální kopie kontrol a podle potřeby je vytisknou. Banka také vede kopii pro své záznamy. Skutečné kontroly mohou být zničeny nebo uchovávány na bezpečném místě pro zálohování v případě poruchy počítače nebo poškozených dat.

Dalším dobrým příkladem jsou reklamní agentury. Spíše než používání prémiového prostoru k držení scénářů a prezentačních materiálů lze tyto položky proměnit v digitální data. Celá reklamní kampaň může být přeměněna na několik souborů nebo složek uložených v počítači, které CPozději může být přístupný, distribuován nebo vytištěn podle potřeby.

Správa dokumentů může efektivně zefektivnit jakékoli kancelářské prostředí. Tím, že tento proces je klasifikován a pohodlně ukládáním informací a je snadno přístupný, pomáhá zaměstnancům efektivněji pracovat. Správa dokumentů šetří nejen prostor a čas, ale také peníze. Protože je to mnohem efektivnější než typické systémy pro podání, může také snížit stres na pracovišti.

JINÉ JAZYKY

Pomohl vám tento článek? Děkuji za zpětnou vazbu Děkuji za zpětnou vazbu

Jak můžeme pomoci? Jak můžeme pomoci?