Cos'è la gestione dei documenti?

aziende e altre organizzazioni, nonché individui che gestiscono una grande quantità di informazioni, necessitano di sistemi di gestione dei documenti per presentare, proteggere, recuperare e condividere tali informazioni. La gestione dei documenti è un sistema organizzato che elabora, memorizza e recupera metodicamente documenti e i dati al loro interno. Per i documenti cartacei o cartacei, il processo può essere semplicemente definito un sistema di archiviazione.

La gestione dei documenti è una versione più contemporanea che di solito prevede la produzione elettronica, lo stoccaggio e il recupero di documenti e altri file, fornendo accesso sicuro a coloro che hanno l'autorizzazione. Oltre ai documenti tipici, come file di testo o copie scansionate di documenti cartacei, la gestione dei documenti può anche includere file audio e video, e -mail, fax, report, foto, caratteri, grafica e altre immagini.

Il software di gestione dei documenti è stato creato nello sforzo di introdurre uffici "senza carta". Alla consapevolezza che questo modello di business era impossibile da pERFECT, i modelli più recenti hanno iniziato a integrare sia la gestione dei documenti cartacei che elettronici. Poiché le organizzazioni presentano diverse esigenze, i sistemi di gestione dei documenti sono progettati specificamente per affrontare particolari aspetti dell'ordinamento e della gestione delle informazioni.

Un esempio è l'industria bancaria. In questi giorni, invece di inviare assegni annullati insieme alle dichiarazioni bancarie, le banche effettuano copie digitali in miniatura degli assegni e stamparle secondo necessità. La banca mantiene anche una copia per i suoi record. I controlli effettivi possono essere distrutti o conservati in una posizione sicura per il backup in caso di malfunzionamento del computer o dati corrotti.

Un altro buon esempio sono le agenzie pubblicitarie. Invece di utilizzare lo spazio premium per mantenere storyboard e materiali di presentazione, questi articoli possono essere trasformati in dati digitali. Un'intera campagna pubblicitaria può essere trasformata in alcuni file o cartelle archiviati sul computer, che cun successivo accesso, distribuito o stampato secondo necessità.

La gestione dei documenti può semplificare efficacemente qualsiasi ambiente di ufficio. Classificando e memorizzando comodamente informazioni e rendendole facilmente accessibili, questo processo aiuta i dipendenti a lavorare in modo più efficiente. La gestione dei documenti consente di risparmiare non solo spazio e tempo, ma anche denaro. Poiché è molto più efficiente dei tipici sistemi di archiviazione, può anche ridurre lo stress sul posto di lavoro.