Che cos'è la gestione dei documenti?
Le aziende e altre organizzazioni, così come le persone che gestiscono una grande quantità di informazioni, hanno bisogno di sistemi di gestione dei documenti per archiviare, proteggere, recuperare e condividere tali informazioni. La gestione dei documenti è un sistema organizzato che elabora, archivia e recupera metodicamente i documenti e i dati al loro interno. Per i documenti cartacei o cartacei, il processo può essere semplicemente indicato come un sistema di archiviazione.
La gestione dei documenti è una versione più moderna che di solito comporta la produzione, l'archiviazione e il recupero elettronici di documenti e altri file, fornendo un accesso sicuro a coloro che hanno l'autorizzazione. Oltre ai documenti tipici, come file di testo o copie scannerizzate di documenti cartacei, la gestione dei documenti può includere anche file audio e video, e-mail, fax, report, foto, caratteri, grafica e altre immagini.
Il software di gestione dei documenti è stato creato nel tentativo di introdurre uffici "senza carta". Dopo aver realizzato che questo modello di business era impossibile da perfezionare, i modelli più recenti hanno iniziato a integrare la gestione sia cartacea che elettronica dei documenti. Poiché le organizzazioni presentano esigenze diverse, i sistemi di gestione dei documenti sono progettati in modo specifico per affrontare aspetti specifici di ordinamento e gestione delle informazioni.
Un esempio è il settore bancario. In questi giorni, invece di inviare assegni annullati insieme a estratti conto bancari, le banche realizzano copie digitali in miniatura degli assegni e le stampano secondo necessità. La banca conserva anche una copia dei suoi registri. I controlli effettivi possono essere distrutti o conservati in un luogo sicuro per il backup in caso di malfunzionamento del computer o dati danneggiati.
Un altro buon esempio sono le agenzie pubblicitarie. Invece di utilizzare lo spazio premium per conservare storyboard e materiali di presentazione, questi elementi possono essere trasformati in dati digitali. Un'intera campagna pubblicitaria può essere trasformata in alcuni file o cartelle memorizzati sul computer, a cui è possibile accedere, distribuire o stampare in seguito, se necessario.
La gestione dei documenti può semplificare efficacemente qualsiasi ambiente d'ufficio. Classificando e archiviando comodamente le informazioni e rendendole facilmente accessibili, questo processo aiuta i dipendenti a lavorare in modo più efficiente. La gestione dei documenti consente di risparmiare non solo spazio e tempo, ma anche denaro. Poiché è molto più efficiente dei sistemi di archiviazione tipici, può anche ridurre lo stress sul posto di lavoro.