문서 관리 란 무엇입니까?

많은 정보를 처리하는 개인뿐만 아니라 비즈니스 및 기타 조직에서는 해당 정보를 보관, 보관, 검색 및 공유 할 수있는 문서 관리 시스템이 필요합니다. 문서 관리는 문서와 문서 내의 데이터를 체계적으로 처리, 저장 및 복구하는 체계화 된 시스템입니다. 하드 카피 또는 종이 문서의 경우 프로세스를 간단히 파일링 시스템이라고합니다.

문서 관리는 일반적으로 문서 및 기타 파일의 전자 제작, 저장 및 검색이 포함 된보다 현대적인 버전으로, 여유가있는 사용자에게 안전하게 액세스 할 수 있습니다. 텍스트 파일 또는 스캔 한 종이 문서의 사본과 같은 일반적인 문서 외에도 문서 관리에는 오디오 및 비디오 파일, 전자 메일, 팩스, 보고서, 사진, 글꼴, 그래픽 및 기타 이미지가 포함될 수 있습니다.

"종이없는"사무실을 도입하기 위해 문서 관리 소프트웨어가 개발되었습니다. 이 비즈니스 모델이 완벽하지 않다는 사실을 깨닫고 새로운 모델은 종이와 전자 문서 관리를 통합하기 시작했습니다. 조직은 다양한 요구를 충족하므로 문서 관리 시스템은 정보 정렬 및 관리의 특정 측면을 처리하도록 특별히 설계되었습니다.

한 예로 은행업이 있습니다. 요즘 은행은 은행 명세서와 함께 취소 된 수표를 보내는 대신, 수표의 소형 디지털 사본을 만들어 필요에 따라 인쇄합니다. 은행은 또한 기록을 위해 사본을 보관합니다. 컴퓨터 고장이나 데이터 손상이 발생할 경우 백업을 위해 실제 점검이 손상되거나 안전한 장소에 보관 될 수 있습니다.

또 다른 좋은 예는 광고 대행사입니다. 스토리 보드 및 프리젠 테이션 자료를 보관하기 위해 프리미엄 공간을 사용하는 대신 이러한 항목을 디지털 데이터로 변환 할 수 있습니다. 전체 광고 캠페인을 컴퓨터에 저장된 몇 개의 파일 또는 폴더로 변환하여 나중에 필요에 따라 액세스, 배포 또는 인쇄 할 수 있습니다.

문서 관리는 모든 사무실 환경을 효과적으로 간소화 할 수 있습니다. 이 프로세스는 정보를 분류하고 편리하게 저장하고 쉽게 액세스 할 수 있도록하여 직원이보다 효율적으로 작업 할 수 있도록 도와줍니다. 문서 관리는 공간과 시간뿐만 아니라 비용도 절약합니다. 일반적인 파일 시스템보다 훨씬 효율적이기 때문에 작업장의 스트레스를 줄일 수도 있습니다.