Qu'est-ce que la gestion de documents?
Les entreprises et autres organisations, ainsi que les personnes qui gèrent une grande quantité d'informations, ont besoin de systèmes de gestion de documents pour archiver, sécuriser, récupérer et partager ces informations. La gestion des documents est un système organisé qui traite, stocke et récupère de manière méthodique les documents et les données qu'ils contiennent. Pour les documents papier ou papier, le processus peut simplement être appelé système de classement.
La gestion des documents est une version plus contemporaine qui implique généralement la production, le stockage et la récupération électroniques de documents et autres fichiers, offrant un accès sécurisé aux personnes disposant des autorisations. Outre les documents classiques, tels que les fichiers texte ou les copies numérisées de documents papier, la gestion de documents peut également inclure des fichiers audio et vidéo, des courriers électroniques, des fax, des rapports, des photos, des polices, des graphiques et autres images.
Un logiciel de gestion de documents a été créé dans le but de créer des bureaux «sans papier». Lorsque l'on s'est rendu compte que ce modèle commercial était impossible à perfectionner, de nouveaux modèles ont commencé à intégrer la gestion des documents papier et électronique. Étant donné que les organisations présentent des besoins divers, les systèmes de gestion de documents sont conçus spécifiquement pour traiter des aspects particuliers du tri et de la gestion des informations.
Un exemple est le secteur bancaire. Ces jours-ci, au lieu d’envoyer des chèques annulés et des relevés bancaires, les banques en font des copies numériques miniatures et les impriment au besoin. La banque en conserve également une copie pour ses dossiers. Les vérifications réelles peuvent être détruites ou conservées dans un emplacement sécurisé pour une sauvegarde en cas de dysfonctionnement de l'ordinateur ou de données corrompues.
Un autre bon exemple est celui des agences de publicité. Plutôt que d'utiliser un espace premium pour conserver des storyboards et du matériel de présentation, ces éléments peuvent être convertis en données numériques. Une campagne publicitaire entière peut être transformée en quelques fichiers ou dossiers stockés sur l'ordinateur, qui peuvent ensuite être consultés, distribués ou imprimés selon les besoins.
La gestion des documents peut rationaliser efficacement tout environnement de bureau. En classant et en stockant facilement les informations et en les rendant facilement accessibles, ce processus aide les employés à travailler plus efficacement. La gestion des documents permet d'économiser non seulement de l'espace et du temps, mais également de l'argent. Parce qu’il est beaucoup plus efficace que les systèmes de classement classiques, il peut également réduire le stress au travail.