ドキュメント管理とは何ですか？

企業やその他の組織、および大量の情報を処理する個人は、その情報を保存、保護、取得、共有するためのドキュメント管理システムを必要とします。 ドキュメント管理は、ドキュメントとドキュメント内のデータを体系的に処理、保存、および回復する組織化されたシステムです。 ハードコピー、または紙の文書の場合、プロセスは単にファイリングシステムと呼ばれる場合があります。

ドキュメント管理はより現代的なバージョンで、通常はドキュメントやその他のファイルの電子的な作成、保存、検索を行い、クリアランスを持っている人に安全なアクセスを提供します。 テキストファイルや紙文書のスキャンコピーなどの一般的な文書のほかに、文書管理には音声ファイルやビデオファイル、電子メール、ファックス、レポート、写真、フォント、グラフィックス、その他の画像が含まれる場合があります。

ドキュメント管理ソフトウェアは、「ペーパーレス」オフィスを導入するために作成されました。 このビジネスモデルを完成させることは不可能であると認識すると、新しいモデルは紙と電子の両方の文書管理を統合し始めました。 組織にはさまざまなニーズがあるため、ドキュメント管理システムは、情報の並べ替えと管理の特定の側面に対処するように特別に設計されています。

一例は、銀行業界です。 最近では、キャンセルされた小切手を銀行の明細書とともに送信する代わりに、銀行は小切手のミニチュアデジタルコピーを作成し、必要に応じて印刷します。 また、銀行は記録のコピーを保持しています。 実際のチェックは、コンピューターの誤動作やデータの破損に備えて、バックアップ用に破棄または安全な場所に保管される場合があります。

別の良い例は、広告代理店です。 プレミアムスペースを使用してストーリーボードやプレゼンテーション資料を保持するのではなく、これらのアイテムをデジタルデータに変換できます。 広告キャンペーン全体をコンピューターに保存されているいくつかのファイルまたはフォルダーに変換し、必要に応じて後でアクセス、配布、または印刷できます。

ドキュメント管理は、あらゆるオフィス環境を効果的に合理化できます。 情報を分類して便利に保存し、簡単にアクセスできるようにすることで、このプロセスは従業員がより効率的に作業するのに役立ちます。 ドキュメント管理は、スペースと時間だけでなく、お金も節約します。 通常のファイリングシステムよりもはるかに効率的であるため、職場のストレスを軽減することもできます。