ドキュメント管理とは何ですか？

企業やその他の組織、および多数の情報を処理する個人は、その情報を提出、保護、取得、共有するためのドキュメント管理システムが必要です。 ドキュメント管理は、ドキュメントとその内のデータを系統的に処理、保存、回復する組織化されたシステムです。 ハードコピー、または紙の文書の場合、プロセスは単にファイリングシステムと呼ばれる場合があります。

ドキュメント管理は、通常、ドキュメントやその他のファイルの電子生産、保管、取得を含む、より現代的なバージョンであり、クリアランスのある人に安全なアクセスを提供します。 テキストファイルや紙のドキュメントのスキャンされたコピーなどの典型的なドキュメントは別として、ドキュメント管理には、オーディオおよびビデオファイル、電子メール、ファックス、レポート、写真、フォント、グラフィックス、その他の画像も含まれます。

ドキュメント管理ソフトウェアは、「ペーパーレス」オフィスを導入するために作成されました。 このビジネスモデルがpが不可能だったことに気づいたときERFECT、新しいモデルは、紙と電子ドキュメント管理の両方の統合を開始しました。 組織は多様なニーズを提示するため、ドキュメント管理システムは、情報と管理の特定の側面に対処するために特別に設計されています。

一例は銀行業界です。 最近では、銀行の明細書と一緒にキャンセルされた小切手を送信する代わりに、銀行は小切手のミニチュアデジタルコピーを作成し、必要に応じてそれらを印刷しています。銀行はまた、その記録のコピーを保持しています。 実際のチェックは、コンピューターの誤動作または破損したデータの場合、バックアップのために安全な場所に破壊または保持される場合があります。

もう1つの良い例は、広告代理店です。 これらのアイテムは、プレミアムスペースを使用してストーリーボードやプレゼンテーション資料を保持するのではなく、デジタルデータに変えることができます。広告キャンペーン全体は、コンピューターに保存されているいくつかのファイルまたはフォルダーに変換できます。必要に応じて、後でアクセス、配布、または印刷されます。

ドキュメント管理は、あらゆるオフィス環境を効果的に合理化できます。 情報を分類して便利に保存し、簡単にアクセスできるようにすることにより、このプロセスは従業員がより効率的に作業するのに役立ちます。 ドキュメント管理は、スペースと時間だけでなくお金も節約します。 典型的なファイリングシステムよりもはるかに効率的であるため、職場でのストレスも軽減する可能性があります。