¿Qué es la gestión de registros?
La gestión de registros (RM) es un proceso para manejar registros desde el momento en que se crean hasta el punto en que deben eliminarse. Las personas que practican la administración de registros generalmente tienen títulos universitarios y capacitación especializada en este campo, incluida la capacitación para tipos específicos de industrias y negocios. Para las grandes instituciones, la gestión de registros puede ser un trabajo de tiempo completo para un gran personal, mientras que las organizaciones más pequeñas pueden confiar en una secretaria o un asistente de oficina para manejar sus registros.
Un sistema de administración de registros bien implementado comienza en el punto de creación, con un sistema estandarizado para la creación de registros que está diseñado para hacer que los registros sean útiles, consistentes y de fácil acceso. Estas normas se aplican a todo, desde cómo se formatea el registro hasta cómo se presenta la información dentro. Una vez creado, un registro ingresa a un sistema de administración de registros donde se registra, supervisa y mantiene.
Cuando alguien necesita acceder a un registro, el sistema permite ubicar el registro. Las entradas de indexación se pueden usar para confirmar que un registro está completo y para tomar notas sobre cómo y cuándo se usó el registro. El sistema también se puede utilizar para evaluar las tarifas para acceder a los registros, una práctica común cuando las personas quieren copias de sus registros. Al final de la vida útil del registro, puede eliminarse mediante archivado, destrucción u otros medios.
Los registros bajo administración pueden incluir registros digitales o físicos y, a veces, una combinación de ambos. A medida que más compañías han hecho la transición a un formato de oficina sin papel, parte de ese proceso ha incluido la digitalización de registros físicos y el establecimiento de bases de datos que dan espacio al sistema de gestión de registros de la oficina para crecer.
Un aspecto crítico de la gestión de registros es el cumplimiento de las normas generalmente aceptadas para la industria, así como la ley. Los registros médicos y legales, por ejemplo, deben controlarse por razones de privacidad, mientras que los registros contables deben cumplir con los estándares de contabilidad. Las personas que trabajan y manejan registros reciben capacitación en prácticas de archivo, seguridad y organización de registros para que puedan trabajar de manera efectiva y eficiente.
Las personas con títulos avanzados en campos relacionados con la gestión de registros tienen numerosas oportunidades de empleo disponibles. Estos incluyen la administración de archivos y registros extensos, trabajar con organizaciones que desarrollan estándares y prácticas para los poseedores de registros y ayudar con el diseño del software utilizado en la administración de registros. Los profesionales que carecen de títulos avanzados pueden tener oportunidades de empleo más limitadas, incluso con una amplia experiencia, dependiendo de los tipos de registros que quieran manejar.