¿Qué es la gestión de registros?
Records Management (RM) es un proceso para manejar registros desde el momento en que se crean hasta el punto en que necesitan ser eliminados. Las personas que practican la gestión de registros generalmente tienen títulos universitarios y capacitación especializada en este campo, incluida la capacitación para tipos específicos de industrias y empresas. Para las grandes instituciones, la gestión de registros puede ser un trabajo a tiempo completo para un gran personal, mientras que las organizaciones más pequeñas pueden confiar en un secretario u asistente de oficina para manejar sus registros.
Un sistema de gestión de registros bien implementado comienza en el punto de la creación, con un sistema estandarizado para la creación de registros que está diseñado para hacer que los registros sea útil, consistente y fácil de acceder. Estos estándares se aplican a todo, desde cómo se formatean el registro hasta cómo se presenta la información en el interior. Una vez creado, un registro ingresa a un sistema de administración de registros donde se registra, monitorea y mantiene.
Cuando alguien necesita acceso a un registro, el sistema permite que el registro se ubiqued. Las entradas de indexación se pueden usar para confirmar que un registro está completo y para tomar notas sobre cómo y cuándo se usó el registro. El sistema también se puede utilizar para evaluar las tarifas para acceder a registros, una práctica común cuando las personas quieren copias de sus registros. Al final de la vida útil del registro, se puede eliminar a través del archivo, la destrucción u otros medios.
Los registros bajo administración pueden incluir registros digitales o físicos y, a veces, una combinación de ambos. A medida que más empresas han hecho la transición a un formato de oficina sin papel, parte de ese proceso ha incluido la digitalización de registros físicos y el establecimiento de bases de datos que brindan al sistema de gestión de registros de la oficina para crecer.
Un aspecto crítico de la gestión de registros es el cumplimiento de los estándares generalmente aceptados para la industria, así como con la ley. Los registros médicos y legales, por ejemplo, deben controlarse por razones de privacidad, mientras contabilidadLos registros deben adherirse a los estándares de contabilidad. Las personas que trabajan y manejan registros reciben capacitación en prácticas de archivo, seguridad y organización de registros para que puedan trabajar de manera efectiva y eficiente.
Las personas con títulos avanzados en los campos relacionados con la gestión de registros tienen numerosas oportunidades de empleo disponibles. Estos incluyen la gestión de archivos y registros extensos, trabajar con organizaciones que desarrollan estándares y prácticas para guardianes de discos y asistir con el diseño del software utilizado en la gestión de registros. Los profesionales que carecen de títulos avanzados pueden tener oportunidades de empleo más limitadas, incluso con una amplia experiencia, dependiendo de los tipos de registros que desean manejar.