Wat is records management?
Records management (RM) is een proces voor het verwerken van records vanaf het moment dat ze zijn gemaakt tot het moment dat ze moeten worden verwijderd. Mensen die aan records management doen, hebben meestal een universitaire opleiding en gespecialiseerde training op dit gebied, inclusief training voor specifieke soorten industrieën en bedrijven. Voor grote instellingen kan het beheren van records een voltijdbaan zijn voor een grote staf, terwijl kleinere organisaties een secretaresse of kantoorassistent kunnen gebruiken om hun records te verwerken.
Een goed geïmplementeerd records management systeem begint op het moment van creatie, met een gestandaardiseerd systeem voor records creatie dat is ontworpen om records bruikbaar, consistent en gemakkelijk toegankelijk te maken. Deze normen zijn van toepassing op alles, van hoe de record is opgemaakt tot hoe informatie binnenin wordt gepresenteerd. Eenmaal aangemaakt, komt een record in een records managementsysteem waar het wordt vastgelegd, bewaakt en onderhouden.
Wanneer iemand toegang tot een record nodig heeft, kan het systeem het record lokaliseren. Indexeringsitems kunnen worden gebruikt om te bevestigen dat een record compleet is en om aantekeningen te maken over hoe en wanneer het record werd gebruikt. Het systeem kan ook worden gebruikt om kosten te beoordelen voor toegang tot records, een gebruikelijke praktijk wanneer mensen kopieën van hun records willen. Aan het einde van de nuttige levensduur van het record kan het worden weggegooid via archivering, vernietiging of andere middelen.
Records in beheer kunnen digitale of fysieke records omvatten en soms een combinatie van beide. Naarmate meer bedrijven zijn overgestapt op een papierloos kantoorformaat, omvat een deel van dat proces het digitaliseren van fysieke records en het opzetten van databases die het recordbeheersysteem van het kantoor ruimte geven om te groeien.
Een cruciaal aspect van records management is de naleving van algemeen aanvaarde normen voor de industrie, evenals de wet. Medische en juridische gegevens moeten bijvoorbeeld om privacyredenen worden beheerd, terwijl boekhoudkundige gegevens aan boekhoudnormen moeten voldoen. Mensen die met records werken en omgaan, krijgen training in archiveringspraktijken, beveiliging en recordsorganisatie, zodat ze effectief en efficiënt kunnen werken.
Mensen met een gevorderd diploma op het gebied van records management hebben talloze beschikbare vacatures. Deze omvatten het beheren van uitgebreide archieven en archieven, het werken met organisaties die standaarden en werkwijzen voor archiefhouders ontwikkelen, en het assisteren bij het ontwerpen van software die wordt gebruikt in archiefbeheer. Beoefenaars die geen geavanceerde opleiding hebben, hebben mogelijk beperktere arbeidskansen, zelfs met uitgebreide ervaring, afhankelijk van het soort archief dat ze willen verwerken.