Wat is recordbeheer?
Records Management (RM) is een proces voor het verwerken van records vanaf het moment dat ze worden gemaakt tot het punt waarop ze moeten worden verwijderd. Mensen die records management beoefenen, hebben meestal een universitaire diploma en gespecialiseerde training op dit gebied, inclusief training voor specifieke soorten industrieën en bedrijven. Voor grote instellingen kan het beheren van records een fulltime baan zijn voor een groot personeel, terwijl kleinere organisaties kunnen vertrouwen op een secretaris of kantoorassistent om hun records af te handelen.
Een goed geïmplementeerd recordsbeheersysteem begint op het punt van creatie, met een gestandaardiseerd systeem voor het maken van records die zijn ontworpen om records nuttig, consistent en gemakkelijk te maken. Deze normen zijn van toepassing op alles, van hoe het record is opgemaakt tot hoe informatie binnen wordt gepresenteerd. Eenmaal gemaakt, voert een record een recordbeheersysteem in waar het wordt vastgelegd, gecontroleerd en onderhouden.
Wanneer iemand toegang nodig heeft tot een record, staat het systeem toe dat het record wordt gevondenD. Indexeringsinvoer kan worden gebruikt om te bevestigen dat een record is voltooid en om notities te maken over hoe en wanneer het record is gebruikt. Het systeem kan ook worden gebruikt om kosten te beoordelen voor toegang tot records, een gebruikelijke praktijk wanneer mensen kopieën van hun gegevens willen. Aan het einde van het gebruiksleven van de plaat kan het worden verwijderd door archivering, vernietiging of andere middelen.
Records Under Management kunnen digitale of fysieke records bevatten en soms een mix van beide. Naarmate meer bedrijven zijn overgegaan naar een papierloos kantoorformaat, omvatte een deel van dat proces het digitaliseren van fysieke dossiers en het opzetten van databases die het recordbeheersysteem van het kantoor geven om te groeien.
Een cruciaal aspect van recordsbeheer is naleving van algemeen geaccepteerde normen voor de industrie, evenals de wet. Medische en juridische dossiers moeten bijvoorbeeld worden gecontroleerd om privacyredenen, tijdens de boekhoudingRecords moeten zich houden aan de boekhoudnormen. Mensen die werken met en omgaan met records krijgen training in archiefpraktijken, beveiliging en registers, zodat ze effectief en efficiënt kunnen werken.
Mensen met geavanceerde graden op gebieden met betrekking tot recordsbeheer hebben tal van beschikbare werkgelegenheidskansen. Deze omvatten het beheren van uitgebreide archieven en records, het werken met organisaties die normen en praktijken ontwikkelen voor recordhouders en assisteren met het ontwerp van software die wordt gebruikt in recordsbeheer. Beoefenaars die geen geavanceerde graden missen, kunnen meer beperkte werkgelegenheidskansen hebben, zelfs met uitgebreide ervaring, afhankelijk van de soorten records die ze willen verwerken.