Co je Správa záznamů?

Správa záznamů (RM) je proces pro zpracování záznamů od okamžiku, kdy jsou vytvořeny, do okamžiku, kdy je třeba je zlikvidovat. Lidé, kteří praktikují správu záznamů, mají obvykle vysokoškolské vzdělání a specializované školení v této oblasti, včetně školení pro konkrétní typy průmyslových odvětví a podniků. U velkých institucí může být správa záznamů práce na plný úvazek pro velké zaměstnance, zatímco menší organizace se mohou při zpracování svých záznamů spoléhat na sekretáře nebo pomocníka v kanceláři.

Dobře implementovaný systém správy záznamů začíná v okamžiku vytvoření, se standardizovaným systémem pro vytváření záznamů, který je navržen tak, aby záznamy byly užitečné, konzistentní a snadno přístupné. Tyto standardy se vztahují na vše od formátování záznamu až po prezentaci informací uvnitř. Jakmile je záznam vytvořen, vstupuje do systému správy záznamů, kde je zaznamenán, monitorován a udržován.

Pokud někdo potřebuje přístup k záznamu, systém umožňuje umístění záznamu. Položky indexování lze použít k potvrzení, že je záznam kompletní, a k poznámkám o tom, jak a kdy byl záznam použit. Systém lze také použít k vyúčtování poplatků za přístup k dokumentům, což je běžná praxe, když lidé chtějí kopie svých záznamů. Na konci užitečného života záznamu může být zlikvidován archivací, zničením nebo jinými prostředky.

Spravované záznamy mohou zahrnovat digitální nebo fyzické záznamy a někdy i kombinaci obou. Jak více společností přešlo na bezpapírový kancelářský formát, součástí tohoto procesu byla digitalizace fyzických záznamů a zřízení databází, které dávají kancelářskému systému správy záznamů prostor pro růst.

Kritickým aspektem správy záznamů je dodržování obecně uznávaných standardů pro dané odvětví i zákon. Například lékařské a právní záznamy musí být kontrolovány z důvodu ochrany soukromí, zatímco účetní záznamy musí dodržovat účetní standardy. Lidé, kteří pracují se záznamy a manipulují s nimi, absolvují školení v oblasti archivačních postupů, zabezpečení a organizace záznamů, aby mohli efektivně a efektivně pracovat.

Lidé s pokročilým titulem v oborech souvisejících se správou záznamů mají mnoho dostupných pracovních příležitostí. Patří sem správa rozsáhlých archivů a záznamů, práce s organizacemi, které vyvíjejí standardy a postupy pro držitele záznamů, a pomoc s návrhem softwaru použitého pro správu záznamů. Odborníci, kteří postrádají pokročilé tituly, mohou mít omezenější pracovní příležitosti, a to i s rozsáhlými zkušenostmi, v závislosti na typech záznamů, které chtějí zpracovat.