Co je správa záznamů?

Management záznamů (RM) je proces pro zpracování záznamů od doby, kdy jsou vytvořeny do bodu, kdy je třeba je zlikvidovat. Lidé, kteří praktikují správu záznamů, mají obvykle vysokoškolské vzdělání a specializované školení v této oblasti, včetně školení pro konkrétní typy průmyslových odvětví a podniků. U velkých institucí může být správa záznamů pro velký personál na plný úvazek, zatímco menší organizace se mohou spoléhat na sekretáře nebo asistenta kanceláře, aby zvládli své záznamy. Tyto standardy se vztahují na vše od toho, jak je rekord naformátován, k tomu, jak jsou informace prezentovány uvnitř. Po vytvoření záznam vstoupí do systému správy záznamů, ve kterém je zaznamenán, sledován a udržován.

Když někdo potřebuje přístup k záznamu, systém umožňuje najít záznamd. Položky indexování lze použít k potvrzení, že záznam je dokončen a k poznámce o tom, jak a kdy byl záznam použit. Systém lze také použít k posouzení poplatků za přístup k záznamům, což je běžná praxe, když lidé chtějí kopie svých záznamů. Na konci životnosti záznamu ji lze zlikvidovat prostřednictvím archivace, zničení nebo jiných prostředků.

Záznamy pod správou mohou zahrnovat digitální nebo fyzické záznamy a někdy i kombinaci obou. Vzhledem k tomu, že více společností přešlo do formátu kancelářského formátu bez papíru, část tohoto procesu zahrnovala digitalizaci fyzických záznamů a zavedení databází, které poskytují systém správy záznamů kanceláře k růstu.

Kritickým aspektem správy záznamů je dodržování obecně přijímaných standardů pro toto odvětví a zákon. Například lékařské a právní záznamy musí být kontrolovány z důvodů ochrany osobních údajů, zatímco účetnictvíZáznamy musí dodržovat účetní standardy. Lidé, kteří pracují a zpracovávají záznamy, dostávají školení v oblasti archivních praktik, zabezpečení a organizace záznamů, aby mohli efektivně a efektivně pracovat.

Lidé s pokročilým titulem v oborech týkajících se správy záznamů mají řadu dostupných pracovních příležitostí. Mezi ně patří správa rozsáhlých archivů a záznamů, práce s organizacemi, které vyvíjejí standardy a postupy pro správce záznamů a pomáhají s návrhem softwaru používaného při správě záznamů. Odborníci, kteří postrádají pokročilé tituly, mohou mít omezenější pracovní příležitosti, a to i s rozsáhlými zkušenostmi, v závislosti na typech záznamů, které chtějí zvládnout.