Che cos'è la gestione dei record?
La gestione dei record (RM) è un processo per la gestione dei record dal momento in cui vengono creati al punto in cui devono essere eliminati. Le persone che esercitano la gestione dei registri di solito hanno titoli universitari e una formazione specializzata in questo campo, inclusa la formazione per specifici tipi di industrie e imprese. Per le grandi istituzioni, la gestione dei registri può essere un lavoro a tempo pieno per un grande personale, mentre le organizzazioni più piccole possono fare affidamento su un segretario o un assistente di ufficio per gestire i propri registri.
Un sistema di gestione dei record ben implementato inizia nel punto di creazione, con un sistema standardizzato per la creazione di record progettato per rendere i record utili, coerenti e di facile accesso. Questi standard si applicano a tutto, dal modo in cui il record viene formattato al modo in cui le informazioni sono presentate all'interno. Una volta creato, un record entra in un sistema di gestione dei record in cui viene registrato, monitorato e gestito.
Quando qualcuno ha bisogno di accedere a un record, il sistema consente di individuare il record. Le voci di indicizzazione possono essere utilizzate per confermare che un record è completo e per prendere appunti su come e quando è stato utilizzato il record. Il sistema può anche essere utilizzato per valutare le tasse per l'accesso ai record, una pratica comune quando le persone vogliono copie dei loro record. Alla fine della vita utile del record, può essere eliminato mediante l'archiviazione, la distruzione o altri mezzi.
I record gestiti possono includere record digitali o fisici e talvolta un mix di entrambi. Poiché più aziende sono passate a un formato per ufficio privo di supporti cartacei, parte di tale processo ha incluso la digitalizzazione di record fisici e la creazione di database che consentono allo spazio del sistema di gestione dei record dell'ufficio di crescere.
Un aspetto critico della gestione dei registri è la conformità con gli standard generalmente accettati per l'industria e la legge. I registri medici e legali, ad esempio, devono essere controllati per motivi di privacy, mentre i registri contabili devono rispettare i principi contabili. Le persone che lavorano e gestiscono i record ricevono una formazione in pratiche di archiviazione, sicurezza e organizzazione dei record in modo che possano lavorare in modo efficace ed efficiente.
Le persone con gradi avanzati nei settori relativi alla gestione dei registri hanno numerose opportunità di lavoro disponibili. Questi includono la gestione di archivi e record estesi, la collaborazione con organizzazioni che sviluppano standard e pratiche per i detentori di record e l'assistenza nella progettazione del software utilizzato nella gestione dei record. I professionisti che mancano di gradi avanzati possono avere opportunità di lavoro più limitate, anche con una vasta esperienza, a seconda dei tipi di record che vogliono gestire.