レコード管理とは

レコード管理（RM）は、レコードが作成されてから廃棄する必要がある時点までレコードを処理するプロセスです。 記録管理を実践する人は通常、大学の学位を取得し、特定の業種や企業向けのトレーニングを含むこの分野の専門的なトレーニングを受けています。 大規模な機関の場合、レコードの管理は大規模なスタッフにとってフルタイムの仕事になる可能性がありますが、小規模な組織は秘書やオフィスアシスタントに頼ってレコードを処理する場合があります。

適切に実装されたレコード管理システムは、作成の時点から始まり、レコードを有用で一貫性のある、アクセスしやすいものにするように設計されたレコード作成用の標準化されたシステムを備えています。 これらの標準は、レコードのフォーマット方法から内部での情報の表示方法まで、すべてに適用されます。 作成されたレコードは、記録管理システムに入り、そこで記録、監視、および保守されます。

誰かがレコードへのアクセスを必要とするとき、システムはレコードを見つけることを許可します。 インデックスエントリを使用して、レコードが完全であることを確認し、レコードがいつどのように使用されたかについてメモすることができます。 このシステムを使用して、レコードへのアクセス料金を評価することもできます。これは、人々がレコードのコピーを必要とする一般的な方法です。 レコードの耐用年数の終わりに、アーカイブ、破壊、またはその他の方法で廃棄できます。

管理下の記録には、デジタルまたは物理的な記録が含まれることがあり、場合によっては両方が混在することがあります。 より多くの企業がペーパーレスオフィス形式に移行するにつれて、そのプロセスの一部には、物理​​的な記録のデジタル化と、オフィスの記録管理システムを成長させるためのデータベースの確立が含まれます。

記録管理の重要な側面は、業界および法律で一般に認められている標準への準拠です。 たとえば、医療および法的記録はプライバシー上の理由から管理する必要がありますが、会計記録は会計基準に準拠する必要があります。 レコードを操作および処理する人々は、アーカイブプラクティス、セキュリティ、およびレコード組織のトレーニングを受け、効果的かつ効率的に作業できるようにします。

レコード管理に関連する分野で高度な学位を取得している人々には、多数の雇用機会があります。 これには、広範なアーカイブと記録の管理、記録管理者のための標準と実践を開発する組織との協力、記録管理で使用されるソフトウェアの設計の支援が含まれます。 高度な学位を持っていない開業医は、扱いたい記録の種類によっては、豊富な経験があっても、雇用機会がより限られている場合があります。