レコード管理とは何ですか？

Records Management（RM）は、作成された時点から処分する必要がある時点までレコードを処理するプロセスです。記録管理を実践する人々は、通常、特定の種類の産業や企業向けのトレーニングを含む、この分野で大学の学位と専門的なトレーニングを受けています。大規模な機関の場合、記録の管理は大規模なスタッフにとってフルタイムの仕事になる可能性がありますが、小規模な組織は秘書またはオフィスのアシスタントに頼って記録を処理することができます。これらの標準は、レコードのフォーマット方法から、内部情報の提示方法まで、すべてに適用されます。作成されると、レコードは記録管理システムに入り、ログが記録、監視、維持されます。

誰かがレコードにアクセスする必要がある場合、システムはレコードを見つけることができますd。インデックス作成エントリを使用して、レコードが完了していることを確認し、レコードがどのように、いつ使用されたかについてメモを作成できます。このシステムは、記録にアクセスするための手数料を評価するためにも使用できます。これは、人々がレコードのコピーを必要とする場合に一般的な慣行です。レコードの耐用年数の終わりに、それはアーカイブ、破壊、またはその他の手段を通じて処分できます。

管理下の

レコードには、デジタルまたは物理的な記録、時には両方が組み合わされることがあります。より多くの企業がペーパーレスオフィス形式に移行しているため、そのプロセスの一部には、物理​​的な記録のデジタル化と、オフィスの記録管理システムの成長を可能にするデータベースの確立が含まれています。

記録管理の重要な側面は、法律と同様に、業界の一般的に受け入れられている基準に準拠することです。たとえば、医療および法的記録は、会計中にプライバシー上の理由で管理する必要があります記録は、会計基準を順守する必要があります。レコードと協力して処理する人は、アーカイブプラクティス、セキュリティ、および記録組織のトレーニングを受けて、効果的かつ効率的に作業できるようにします。

記録管理に関連する分野で高度な学位を持つ人々は、利用可能な雇用機会を数多く持っています。これらには、広範なアーカイブとレコードの管理、記録管理者の標準と実践を開発する組織との協力、およびレコード管理で使用されるソフトウェアの設計を支援することが含まれます。高度な学位を持っていない実務家は、扱いたい記録の種類に応じて、豊富な経験があっても、雇用機会がより限られている可能性があります。