Co to jest zarządzanie rekordami?
Zarządzanie rejestrami (RM) to proces obsługi rekordów od momentu ich tworzenia do momentu, w którym muszą być zbywane. Ludzie, którzy praktykują zarządzanie rekordami, zwykle mają stopnie naukowe i specjalistyczne szkolenia w tej dziedzinie, w tym szkolenia dla określonych rodzajów branż i firm. W przypadku dużych instytucji zarządzanie dokumentacją może być pracą dla dużego personelu w pełnym wymiarze godzin, podczas gdy mniejsze organizacje mogą polegać na sekretarzu lub asystenta biurowym do obsługi swoich rekordów.
Dobrze wdrożony system zarządzania rekordami zaczyna się w punkcie tworzenia, z znormalizowanym systemem do tworzenia rekordów, które ma na celu uczynienie rekordów, spójny i łatwy dostęp. Standardy te dotyczą wszystkiego, od sposobu sformatowania rekordu po sposób prezentacji informacji w środku. Po utworzeniu rekord wprowadza system zarządzania rekordami, w którym jest rejestrowany, monitorowany i utrzymywany.
Gdy ktoś potrzebuje dostępu do rekordu, system umożliwia lokalizowanie rekorduD. Wpisy indeksowania można użyć do potwierdzenia, że rekord jest zakończony i do notowania o tym, jak i kiedy wykorzystywano rekord. System może być również wykorzystany do oceny opłat za dostęp do rekordów, powszechnej praktyki, gdy ludzie chcą kopii swoich zapisów. Pod koniec okresu użytkowania płyty można go usunąć poprzez archiwizację, zniszczenie lub inne środki.
Zarządzane zapisy mogą obejmować rekordy cyfrowe lub fizyczne, a czasem mieszanka obu. W miarę jak więcej firm przeszło do formatu biura bez papieru, część tego procesu obejmowała digitalizację dokumentów fizycznych i ustanowienie baz danych, które dają systemowi zarządzania rekordami biura do rozwoju.
Krytycznym aspektem zarządzania rekordami jest zgodność z ogólnie przyjętych standardów dla branży, a także prawa. Na przykład dokumentacja medyczna i prawna musi być kontrolowana ze względów prywatności, podczas rachunkowościRekordy muszą przestrzegać standardów rachunkowości. Osoby, które pracują i obsługują rekordy, otrzymują szkolenie w zakresie praktyk archiwalnych, bezpieczeństwa i rejestracji organizacji, aby mogli działać skutecznie i wydajnie.
Osoby o zaawansowanych stopniach w dziedzinach związane z zarządzaniem rekordami mają wiele dostępnych możliwości zatrudnienia. Obejmują one zarządzanie rozległymi archiwami i rejestrami, współpracę z organizacjami opracowującymi standardy i praktyki dla rekordów oraz pomoc w projektowaniu oprogramowania używanego w zarządzaniu rekordami. Praktycy, którzy nie mają zaawansowanych stopni, mogą mieć bardziej ograniczone możliwości zatrudnienia, nawet z dużym doświadczeniem, w zależności od rodzajów zapisów, które chcą obsłużyć.