Co to jest zarządzanie rekordami?

Zarządzanie rekordami (RM) to proces obsługi rekordów od momentu ich utworzenia do momentu, kiedy trzeba je usunąć. Ludzie, którzy praktykują zarządzanie rekordami, zwykle mają wykształcenie wyższe i specjalistyczne szkolenie w tej dziedzinie, w tym szkolenia dla określonych rodzajów branż i firm. W przypadku dużych instytucji zarządzanie dokumentacją może być pracą dla dużego personelu w pełnym wymiarze godzin, podczas gdy mniejsze organizacje mogą polegać na sekretarce lub asystencie biurowym w zakresie obsługi dokumentacji.

Dobrze zaimplementowany system zarządzania rekordami rozpoczyna się w momencie tworzenia, ze znormalizowanym systemem do tworzenia rekordów, zaprojektowanym tak, aby rekordy były użyteczne, spójne i łatwo dostępne. Te standardy mają zastosowanie do wszystkiego, od sposobu formatowania rekordu po sposób prezentacji informacji w środku. Po utworzeniu rekord wchodzi do systemu zarządzania rekordami, w którym jest rejestrowany, monitorowany i utrzymywany.

Gdy ktoś potrzebuje dostępu do rekordu, system pozwala na jego zlokalizowanie. Wpisów indeksujących można użyć do potwierdzenia, że ​​rekord jest kompletny oraz do sporządzania notatek na temat tego, jak i kiedy rekord był używany. System może być również wykorzystywany do oceny opłat za dostęp do akt, co jest powszechną praktyką, gdy ludzie chcą kopii swoich akt. Pod koniec okresu użytkowania rekordu można go usunąć poprzez archiwizację, zniszczenie lub w inny sposób.

Zarządzane zapisy mogą obejmować zapisy cyfrowe lub fizyczne, a czasem mieszankę obu. W miarę, jak coraz więcej firm przechodzi na format biurowy bez dokumentów elektronicznych, część tego procesu obejmowała digitalizację fizycznych zapisów i tworzenie baz danych, które umożliwiają rozwój systemu zarządzania rekordami w biurze.

Krytycznym aspektem zarządzania dokumentacją jest zgodność z ogólnie przyjętymi standardami dla branży, a także z prawem. Na przykład dokumentacja medyczna i prawna musi być kontrolowana ze względu na prywatność, a dokumentacja księgowa musi być zgodna ze standardami rachunkowości. Ludzie, którzy pracują z dokumentami i obsługują je, przechodzą szkolenie w zakresie praktyk archiwalnych, bezpieczeństwa i organizacji dokumentacji, aby mogli efektywnie i wydajnie pracować.

Osoby z wyższym stopniem naukowym w dziedzinie zarządzania dokumentacją mają wiele dostępnych możliwości zatrudnienia. Obejmują one zarządzanie obszernymi archiwami i rejestrami, współpracę z organizacjami, które opracowują standardy i praktyki dla podmiotów prowadzących rejestry, oraz pomoc w projektowaniu oprogramowania używanego do zarządzania rekordami. Praktycy, którym brakuje stopni naukowych, mogą mieć bardziej ograniczone możliwości zatrudnienia, nawet z dużym doświadczeniem, w zależności od rodzaju dokumentacji, którą chcą prowadzić.