레코드 관리 란 무엇입니까?

레코드 관리 (RM)는 레코드 생성 시점부터 폐기해야 할 시점까지 레코드를 처리하는 프로세스입니다. 기록 관리를하는 사람들은 일반적으로 특정 유형의 산업 및 비즈니스를위한 훈련을 포함하여이 분야에서 대학 학위와 전문 교육을받습니다. 대규모 기관의 경우 레코드 관리는 대규모 직원에게는 상근직 일 수 있으며 소규모 조직은 비서 나 사무 보조를 통해 레코드를 처리 할 수 ​​있습니다.

잘 구현 된 레코드 관리 시스템은 레코드가 유용하고 일관되며 액세스하기 쉽도록 설계된 레코드 작성을위한 표준화 된 시스템으로 작성 시점부터 시작됩니다. 이 표준은 레코드 형식화 방법에서 정보가 제공되는 방식에 이르기까지 모든 것에 적용됩니다. 레코드가 작성되면 레코드가 기록, 모니터링 및 유지 보수되는 레코드 관리 시스템으로 들어갑니다.

누군가 레코드에 액세스해야하는 경우 시스템에서 레코드를 찾을 수 있습니다. 색인 작성 항목을 사용하여 레코드가 완료되었음을 확인하고 레코드 사용 방법 및시기에 대한 메모를 작성할 수 있습니다. 이 시스템은 또한 사람들이 자신의 기록 사본을 원할 때 일반적으로 사용되는 기록 접근에 대한 수수료를 평가하는 데 사용될 수 있습니다. 기록의 유효 수명이 끝나면 보관, 파기 또는 기타 수단을 통해 폐기 할 수 있습니다.

관리중인 레코드에는 디지털 또는 실제 레코드가 포함될 수 있으며 때로는 두 가지가 혼합되어있을 수도 있습니다. 더 많은 회사가 종이없는 사무실 형식으로 전환함에 따라이 프로세스의 일부에는 실제 레코드를 디지털화하고 사무실의 레코드 관리 시스템을 확장 할 수있는 데이터베이스를 구축하는 작업이 포함되었습니다.

기록 관리의 중요한 측면은 법뿐만 아니라 업계에서 일반적으로 인정되는 표준을 준수하는 것입니다. 예를 들어 의료 및 법적 기록은 개인 정보 보호를 위해 관리되어야하지만 회계 기록은 회계 표준을 준수해야합니다. 레코드를 다루고 처리하는 사람들은 보관 관행, 보안 및 레코드 구성에 대한 교육을 받아 효과적이고 효율적으로 작업 할 수 있습니다.

기록 관리와 관련된 분야에서 고급 학위를 소지 한 사람들은 다양한 취업 기회를 갖습니다. 여기에는 광범위한 보관 및 기록 관리, 기록 보관 인을위한 표준 및 관행을 개발하는 조직과 협력, 기록 관리에 사용되는 소프트웨어 설계 지원이 포함됩니다. 고급 학위가없는 실무자는 자신이 다루고 싶은 기록의 유형에 따라 광범위한 경험이 있더라도 고용 기회가 더 제한 될 수 있습니다.