Hva er poststyring?

Records management (RM) er en prosess for å håndtere poster fra det tidspunkt de opprettes til det punktet hvor de trenger å bli avhendt. Folk som praktiserer journalføring har vanligvis høyskoler og spesialopplæring innen dette feltet, inkludert opplæring for bestemte typer bransjer og virksomheter. For store institusjoner kan administrere poster være en heltidsjobb for et stort personale, mens mindre organisasjoner kan stole på en sekretær eller kontorassistent for å håndtere postene sine.

Et godt implementert opptakshåndteringssystem starter ved opprettelsespunktet, med et standardisert system for oppretting av poster som er designet for å gjøre poster nyttige, konsistente og enkle å få tilgang til. Disse standardene gjelder alt fra hvordan posten er formatert til hvordan informasjon blir presentert inne. Når den er opprettet, går en post inn i et registeradministrasjonssystem der den logges, overvåkes og vedlikeholdes.

Når noen trenger tilgang til en post, lar systemet posten bli lokalisert. Indeksering av oppføringer kan brukes til å bekrefte at en post er fullført og for å lage notater om hvordan og når posten ble brukt. Systemet kan også brukes til å vurdere gebyrer for tilgang til poster, en vanlig praksis når folk vil ha kopier av postene sine. På slutten av postens brukstid kan den kastes gjennom arkivering, ødeleggelse eller på andre måter.

Registreringer under ledelse kan omfatte digitale eller fysiske poster og noen ganger en blanding av begge deler. Etter hvert som flere selskaper har gått over til et papirløst kontorformat, har deler av prosessen inkludert digitalisering av fysiske poster og etablering av databaser som gir kontorets administrasjonssystem rom for å vokse.

Et kritisk aspekt ved registrering av poster er etterlevelse av allment aksepterte standarder for industrien, så vel som loven. Medisinske og juridiske poster, for eksempel, må kontrolleres av personvernhensyn, mens regnskapsmessige poster må overholde regnskapsstandarder. Mennesker som jobber med og håndterer poster, får opplæring i arkivpraksis, sikkerhet og poster organisering slik at de kan jobbe effektivt og effektivt.

Personer med avanserte grader innen felt relatert til journalføring har mange tilgjengelige sysselsettingsmuligheter. Disse inkluderer administrasjon av omfattende arkiver og poster, arbeid med organisasjoner som utvikler standarder og praksis for journalister, og bistå med utforming av programvare som brukes i registeradministrasjon. Utøvere som mangler avanserte grader kan ha mer begrensede sysselsettingsmuligheter, selv med lang erfaring, avhengig av hvilke typer poster de vil håndtere.