Hva er posteradministrasjon?

Records Management (RM) er en prosess for håndtering av poster fra de blir opprettet til det punktet når de trenger å avhendes. Personer som praktiserer registreringsledelse har vanligvis høyskolegrader og spesialisert opplæring på dette feltet, inkludert opplæring for spesifikke typer bransjer og bedrifter. For store institusjoner kan administrasjon av poster være en heltidsjobb for en stor stab, mens mindre organisasjoner kan stole på en sekretær eller kontorassistent for å håndtere postene sine.

Et godt implementert poster styringssystem starter på poenget, med et standardisert system for posterskaping som er designet for å gjøre poster nyttige, konsistente og lett til tilgang. Disse standardene gjelder alt fra hvordan posten formateres til hvordan informasjon presenteres inne. Når det er opprettet, kommer en post inn i et poster styringssystem der det er logget, overvåket og vedlikeholdt.

Når noen trenger tilgang til en post, lar systemet være posten til å være lokalisertd. Indekseringsoppføringer kan brukes til å bekrefte at en post er fullført og for å lage notater om hvordan og når posten ble brukt. Systemet kan også brukes til å vurdere gebyrer for tilgang til poster, en vanlig praksis når folk vil ha kopier av postene sine. På slutten av platens levetid kan det kastes gjennom arkivering, ødeleggelse eller andre måter.

poster under ledelse kan omfatte digitale eller fysiske poster og noen ganger en blanding av begge deler. Etter hvert som flere selskaper har gått over til et papirløst kontorformat, har en del av prosessen inkludert digitalisering av fysiske poster og etablering av databaser som gir kontorets rekordstyringssystemerom til å vokse.

Et kritisk aspekt ved styring av poster er samsvar med allment aksepterte standarder for industrien, så vel som loven. Medisinske og juridiske poster, for eksempel, må kontrolleres av personverngrunner, mens de regnskapsføresRegistreringer må overholde regnskapsstandarder. Personer som jobber med og håndterer poster får opplæring i arkivpraksis, sikkerhet og registreringsorganisasjon slik at de kan jobbe effektivt og effektivt.

Personer med avanserte grader innen felt relatert til registreringsledelse har mange tilgjengelige sysselsettingsmuligheter. Disse inkluderer å håndtere omfattende arkiver og poster, samarbeide med organisasjoner som utvikler standarder og praksis for plateholdere, og hjelper til med utforming av programvare som brukes i posteradministrasjon. Utøvere som mangler avanserte grader kan ha mer begrensede sysselsettingsmuligheter, selv med lang erfaring, avhengig av hvilke typer poster de vil håndtere.