Vad är registerhantering?
Records Management (RM) är en process för hantering av poster från den tidpunkt de skapas till den punkt när de behöver bortskaffas. Människor som utövar registerhantering har vanligtvis högskoleexamen och specialiserad utbildning inom detta område, inklusive utbildning för specifika typer av industrier och företag. För stora institutioner kan hanteringsregister vara ett heltidsjobb för en stor personal, medan mindre organisationer kan lita på en sekreterare eller kontorassistent för att hantera sina poster.
Ett väl implementerat registerhanteringssystem börjar vid skapandet, med ett standardiserat system för poster som är utformade för att göra poster användbara, konsekvent och enkel att komma åt. Dessa standarder gäller allt från hur posten formateras till hur information presenteras inuti. När den har skapats, kommer en post in i ett registerhanteringssystem där det loggas, övervakas och underhålls.
När någon behöver tillgång till en post, tillåter systemet posten att hittad. Indexeringsposter kan användas för att bekräfta att en post är klar och för att göra anteckningar om hur och när posten användes. Systemet kan också användas för att bedöma avgifter för åtkomst till poster, en vanlig praxis när människor vill ha kopior av sina poster. I slutet av skivans livslängd kan det bortskaffas genom arkivering, förstörelse eller på annat sätt.
poster under ledning kan inkludera digitala eller fysiska poster och ibland en blandning av båda. Eftersom fler företag har övergått till ett papperslöst kontorformat har en del av den processen inkluderat att digitalisera fysiska poster och etablera databaser som ger kontorets rekordhanteringssystem utrymme att växa.
En kritisk aspekt av registerhantering överensstämmer med allmänt accepterade standarder för branschen såväl som lagen. Medicinska och juridiska register måste till exempel kontrolleras av integritetsskäl, medan redovisningPoster måste följa redovisningsstandarder. Människor som arbetar med och hanterar poster får utbildning i arkivmetoder, säkerhet och registerorganisation så att de kan arbeta effektivt och effektivt.
Personer med avancerade grader inom fält som rör register har hanteringen många tillgängliga anställningsmöjligheter. Dessa inkluderar hantering av omfattande arkiv och poster, arbetar med organisationer som utvecklar standarder och praxis för skivskyddare och hjälper till med utformningen av programvara som används i posthantering. Utövare som saknar avancerade grader kan ha mer begränsade anställningsmöjligheter, även med lång erfarenhet, beroende på de typer av poster de vill hantera.