Vad är rekordhantering?
Records management (RM) är en process för att hantera poster från den tidpunkt de skapas till den punkt då de behöver kasseras. Människor som utövar registerhantering har vanligtvis högskoleexamen och specialiserad utbildning inom detta område, inklusive utbildning för specifika typer av industrier och företag. För stora institutioner kan hantering av poster vara ett heltidsjobb för en stor personal, medan mindre organisationer kan lita på en sekreterare eller kontorsassistent för att hantera sina register.
Ett väl implementerat registerhanteringssystem börjar vid skapandet, med ett standardiserat system för att skapa poster som är utformat för att göra poster användbara, konsekventa och enkla att komma åt. Dessa standarder gäller allt från hur posten formateras till hur information presenteras inuti. När den har skapats kommer en post in i ett registerhanteringssystem där det loggas, övervakas och underhålls.
När någon behöver tillgång till en post tillåter systemet att posten kan hittas. Indexeringsposter kan användas för att bekräfta att en post är klar och för att göra anteckningar om hur och när posten användes. Systemet kan också användas för att bedöma avgifter för åtkomst till poster, en vanlig praxis när människor vill ha kopior av sina poster. I slutet av skivans livslängd kan den bortskaffas genom arkivering, förstörelse eller på annat sätt.
Poster under ledning kan inkludera digitala eller fysiska poster och ibland en blandning av båda. I takt med att fler företag har övergått till ett papperslöst kontorformat har en del av processen inkluderat digitalisering av fysiska poster och upprättande av databaser som ger kontorets rekordhanteringssystem utrymme att växa.
En kritisk aspekt av registerhantering är överensstämmelse med allmänt accepterade standarder för branschen samt lagen. Medicinska och juridiska register, till exempel, måste kontrolleras av integritetsskäl, medan bokföringsregister måste följa redovisningsstandarder. Människor som arbetar med och hanterar register får utbildning i arkivpraxis, säkerhet och registerorganisation så att de kan arbeta effektivt och effektivt.
Personer med avancerade grader inom områden som rör registerhantering har många tillgängliga anställningsmöjligheter. Dessa inkluderar hantering av omfattande arkiv och register, arbete med organisationer som utvecklar standarder och praxis för journalister och hjälper till med utformningen av programvara som används i registerhantering. Utövare som saknar avancerad examen kan ha mer begränsade anställningsmöjligheter, även med lång erfarenhet, beroende på vilka typer av register de vill hantera.