Qu'est-ce que la gestion des documents?
La gestion des enregistrements est un processus permettant de gérer les enregistrements à partir du moment où ils sont créés jusqu'au moment où ils doivent être éliminés. Les personnes qui pratiquent la gestion de documents ont généralement un diplôme universitaire et une formation spécialisée dans ce domaine, y compris une formation pour certains types d'industries et d'entreprises. Pour les grandes institutions, la gestion des dossiers peut être un travail à plein temps pour un personnel nombreux, tandis que les petites organisations peuvent faire appel à une secrétaire ou à un assistant de bureau pour gérer leurs dossiers.
Un système de gestion des enregistrements bien mis en œuvre commence au moment de la création, avec un système normalisé de création d’enregistrements conçu pour rendre les enregistrements utiles, cohérents et faciles d’accès. Ces normes s’appliquent à tout, de la manière dont l’enregistrement est formaté à la présentation de l’information à l’intérieur. Une fois créé, un enregistrement entre dans un système de gestion des enregistrements où il est enregistré, surveillé et maintenu.
Lorsqu'une personne a besoin d'accéder à un enregistrement, le système permet de localiser l'enregistrement. Les entrées d'indexation peuvent être utilisées pour confirmer qu'un enregistrement est complet et prendre des notes sur comment et quand l'enregistrement a été utilisé. Le système peut également être utilisé pour évaluer les frais d’accès aux enregistrements, une pratique courante lorsque les utilisateurs veulent des copies de leurs enregistrements. À la fin de la vie utile du disque, il peut être éliminé par archivage, destruction ou autre moyen.
Les enregistrements sous gestion peuvent inclure des enregistrements numériques ou physiques et parfois une combinaison des deux. Alors que de plus en plus de sociétés ont adopté un format de bureau sans papier, une partie de ce processus a inclus la numérisation des enregistrements physiques et la création de bases de données qui permettent au système de gestion des enregistrements du bureau de se développer.
L'un des aspects critiques de la gestion des documents est le respect des normes généralement acceptées dans l'industrie, ainsi que de la loi. Les dossiers médicaux et juridiques, par exemple, doivent être contrôlés pour des raisons de confidentialité, tandis que les documents comptables doivent respecter les normes comptables. Les personnes qui travaillent avec et manipulent des enregistrements reçoivent une formation aux pratiques d'archivage, à la sécurité et à l'organisation des enregistrements afin de pouvoir travailler de manière efficace et rentable.
Les personnes ayant des diplômes supérieurs dans des domaines liés à la gestion des documents ont de nombreuses opportunités d’emploi. Celles-ci incluent la gestion d'archives et d'archives étendues, la collaboration avec des organisations qui élaborent des normes et des pratiques pour les archivistes et l'aide à la conception de logiciels utilisés dans la gestion des enregistrements. Les praticiens qui manquent de diplômes d'études supérieures peuvent avoir des opportunités d'emploi plus limitées, même avec une vaste expérience, en fonction du type de dossiers qu'ils souhaitent gérer.