Was ist Records Management?
Records Management (RM) ist ein Prozess zur Behandlung von Aufzeichnungen vom Zeitpunkt ihrer Erstellung bis zu dem Zeitpunkt, an dem sie entsorgt werden müssen. Personen, die im Bereich Records Management tätig sind, verfügen in der Regel über einen Hochschulabschluss und eine spezielle Ausbildung in diesem Bereich, einschließlich Schulungen für bestimmte Branchen und Unternehmen. Für große Institutionen kann das Verwalten von Aufzeichnungen eine Vollzeitbeschäftigung für ein großes Personal sein, während kleinere Organisationen möglicherweise auf eine Sekretärin oder einen Büroassistenten angewiesen sind, um ihre Aufzeichnungen zu verwalten.
Ein gut implementiertes Datensatzverwaltungssystem beginnt bereits bei der Erstellung und umfasst ein standardisiertes System für die Erstellung von Datensätzen, mit dem Datensätze nützlich, konsistent und leicht zugänglich gemacht werden. Diese Standards gelten für alle Bereiche, von der Formatierung des Datensatzes bis zur Darstellung von Informationen. Einmal erstellt, gelangt ein Datensatz in ein Datensatzverwaltungssystem, in dem er protokolliert, überwacht und verwaltet wird.
Wenn jemand Zugriff auf einen Datensatz benötigt, ermöglicht das System das Auffinden des Datensatzes. Indizierungseinträge können verwendet werden, um zu bestätigen, dass ein Datensatz vollständig ist, und um Notizen darüber zu machen, wie und wann der Datensatz verwendet wurde. Das System kann auch verwendet werden, um Gebühren für den Zugriff auf Datensätze zu berechnen. Dies ist eine gängige Praxis, wenn Benutzer Kopien ihrer Datensätze wünschen. Am Ende der Nutzungsdauer der Aufzeichnung kann sie archiviert, vernichtet oder auf andere Weise entsorgt werden.
Zu den verwalteten Aufzeichnungen können digitale oder physische Aufzeichnungen und manchmal eine Mischung aus beiden gehören. Da immer mehr Unternehmen auf ein papierloses Office-Format umsteigen, umfasste ein Teil dieses Prozesses die Digitalisierung physischer Aufzeichnungen und die Einrichtung von Datenbanken, mit denen das Verwaltungssystem für Aufzeichnungen des Büros erweitert werden kann.
Ein kritischer Aspekt des Aktenmanagements ist die Einhaltung allgemein anerkannter Standards für die Branche sowie der Gesetze. Beispielsweise müssen medizinische und juristische Aufzeichnungen aus Datenschutzgründen kontrolliert werden, während Buchhaltungsaufzeichnungen den Buchhaltungsstandards entsprechen müssen. Personen, die mit Aufzeichnungen arbeiten und damit umgehen, werden in Archivierungsverfahren, Sicherheit und Organisation von Aufzeichnungen geschult, damit sie effektiv und effizient arbeiten können.
Personen mit fortgeschrittenen Abschlüssen in Bereichen des Aktenmanagements haben zahlreiche Beschäftigungsmöglichkeiten. Dazu gehören die Verwaltung umfangreicher Archive und Aufzeichnungen, die Zusammenarbeit mit Organisationen, die Standards und Praktiken für Aufzeichner entwickeln, und die Unterstützung beim Entwurf von Software für die Verwaltung von Aufzeichnungen. Praktizierende, die keine fortgeschrittenen Abschlüsse haben, haben möglicherweise begrenztere Beschäftigungsmöglichkeiten, auch wenn sie über umfangreiche Erfahrung verfügen, abhängig von der Art der Aufzeichnungen, die sie bearbeiten möchten.