¿Qué hace un recepcionista de bufete de abogados?
En una oficina legal, una recepcionista de un bufete de abogados interactúa con los clientes, redacta correspondencia, se encarga de los archivos de los casos y factura a los que han utilizado los servicios del bufete. Como la cara de la oficina de abogados, se espera que la recepcionista realice otras tareas, como mantener limpia su área de trabajo para representar a la empresa de manera positiva. Si la recepcionista también tiene certificación paralegal, puede brindar un apoyo más directo a los miembros de la oficina.
Un recepcionista de un bufete de abogados generalmente es la primera persona que un cliente encuentra al ingresar, llamar o enviar un correo electrónico a la oficina de abogados. Posteriormente, la recepcionista debe responder o enrutar llamadas u otra correspondencia, saludar al cliente y proporcionar la mayor cantidad de información posible. También podría dirigir a los clientes a tomar un refrigerio en el vestíbulo, acompañar al cliente a la oficina del abogado o decirle al cliente cuánto tiempo esperará para ver al abogado si el cliente no tiene una cita. Excelentes habilidades de comunicación social y verbal son imprescindibles para estas tareas.
Otra tarea que generalmente realiza una recepcionista de un bufete de abogados es redactar correspondencia. Parte de la correspondencia es bastante simple, como responder a un correo electrónico sobre la disponibilidad o los honorarios de los abogados. Otra correspondencia es mucho más compleja, como cartas a otros abogados o tribunales. Para esta correspondencia, la recepcionista debe tener una comprensión adecuada de la terminología legal y las regulaciones.
En algunos bufetes de abogados, el recepcionista del bufete de abogados también tiene el deber de crear, mantener y recuperar los archivos de los casos de los abogados. A menudo, esto se hace electrónicamente a través de bases de datos para aumentar la eficiencia y ahorrar espacio en la oficina, por lo que los recepcionistas legales deben sentirse cómodos usando computadoras y tecnología relacionada. Si un abogado necesita documentos específicos impresos y ensamblados para referencia y uso fuera de la oficina, la recepcionista también se ocupa de estas necesidades. Ella debería poder hacer esto rápidamente, como si el abogado necesita apresurarse a una audiencia en la corte de emergencia. Gran parte de la información contenida en los archivos del cliente es confidencial, por lo que un recepcionista de un bufete de abogados debe poder mantener los archivos seguros a través de programas de software u otros mecanismos como cajones, gabinetes o cerraduras seguras.
Algunos abogados también esperan que una recepcionista de un bufete de abogados maneje aspectos de la facturación. Esto incluye proporcionar recibos y facturas, notificar a los clientes sobre los cargos pendientes, informar a los clientes sobre los métodos de pago aceptados y establecer y monitorear las cuentas bancarias u otras cuentas de la empresa. Si la recepcionista descubre un error de facturación, debe tomar medidas para corregir el error, como emitir un cheque de reembolso u ofrecer un crédito al cliente.
Al igual que otros recepcionistas, se espera que un recepcionista de un bufete de abogados complete "otras tareas asignadas". Para tareas generales, esto puede significar cualquier cosa, desde tomar una taza de café para un cliente importante o colocar algunas decoraciones en la oficina durante las vacaciones. Sin embargo, en algunos casos, los recepcionistas de los bufetes de abogados actúan como asistentes legales, en cuyo caso brindan un apoyo más directo al abogado, a menudo lo acompañan al tribunal y realizan investigaciones de casos primarios.