¿Qué hace una recepcionista de un bufete de abogados?
En una oficina legal, una recepcionista de la firma de abogados interactúa con los clientes, redacta la correspondencia, se encarga de los archivos de casos y factura a quienes han utilizado los servicios de la firma. Como la cara de la oficina legal, se espera que la recepcionista realice otras tareas, como mantener su área de trabajo limpia para representar a la empresa positivamente. Si la recepcionista también tiene la certificación de asistente legal, puede proporcionar un apoyo más directo a los miembros de la oficina.
Una recepcionista de la firma de abogados generalmente es la primera persona que un cliente encuentra al ingresar, llamar por teléfono o enviar un correo electrónico a la oficina de abogados. Posteriormente, la recepcionista debe responder o enrutar llamadas u otra correspondencia, saludar al cliente y proporcionar la mayor cantidad de información posible. También podría ordenar a los clientes que se refrescen dentro del vestíbulo, escoltar al cliente a la oficina del abogado o decirle al cliente cuánto tiempo será ver al abogado si el cliente no tiene una cita. Excelentes habilidades de comunicación social y verbal son unDebe para estas tareas.
Otra tarea que generalmente completa una recepcionista de la firma de abogados es redactar la correspondencia. Parte de la correspondencia es bastante simple, como responder a un correo electrónico con respecto a la disponibilidad o tarifas de los abogados. Otra correspondencia es mucho más compleja, como cartas a otros abogados o tribunales. Para esta correspondencia, la recepcionista debe tener una comprensión adecuada de la terminología y las regulaciones legales.
En algunas firmas de abogados, también es deber de la recepcionista de la firma de abogados crear, mantener y recuperar archivos de casos para los abogados. A menudo, esto se hace electrónicamente a través de bases de datos para aumentar la eficiencia y ahorrar espacio en la oficina, por lo que los recepcionistas legales deben sentirse cómodos usando computadoras y tecnología relacionada. Si un abogado necesita documentos específicos impresos y ensamblados como referencia y uso fuera de la oficina, la recepcionista hAndles estas necesidades también. Debería poder hacer esto rápidamente, como si el abogado necesite apresurarse a una audiencia en el tribunal de emergencia. Gran parte de la información dentro de los archivos del cliente es confidencial, por lo que una recepcionista de la firma de abogados debe poder mantener los archivos seguros a través de programas de software u otros mecanismos, como cajones, gabinetes o cerraduras seguras.
Algunos abogados también esperan que una recepcionista de un bufete de abogados maneje aspectos de la facturación. Esto incluye proporcionar recibos y facturas, notificar a los clientes sobre cargos pendientes, informar a los clientes sobre los métodos de pagos aceptados y establecidos y monitorear el banco de la empresa u otras cuentas. Si la recepcionista descubre un error de facturación, debe tomar medidas para corregir el error, como emitir un cheque de reembolso o ofrecerle un crédito al cliente.
Similar a otros recepcionistas, se espera que una recepcionista de un bufete de abogados complete "otras tareas asignadas". Para las tareas generales, esto puede significar cualquier cosa desde tomar una taza de café para un importantecliente o poner algunas decoraciones en la oficina en vacaciones. En algunos casos, los recepcionistas de la firma de abogados se duplican como asistentes legales, sin embargo, en cuyo caso brindan un apoyo más directo al abogado, a menudo acompañando al abogado a los tribunales y realizando investigaciones principales de casos.