Was macht eine Anwaltskanzlei Rezeptionistin?

In einer Anwaltskanzlei interagiert eine Anwaltsrezeption mit Kunden, erstellt Korrespondenz, kümmert sich um die Akten und stellt diejenigen in Rechnung, die die Dienstleistungen der Kanzlei in Anspruch genommen haben. Von der Rezeption wird erwartet, dass sie als Anwaltskanzlei andere Aufgaben wahrnimmt, z. B. den Arbeitsbereich sauber zu halten, um die Kanzlei positiv zu vertreten. Wenn die Rezeptionistin auch über eine Rechtsanwaltszulassung verfügt, kann sie die Mitglieder des Büros direkter unterstützen.

Eine Anwaltskanzlei-Rezeptionistin ist in der Regel die erste Person, die einem Mandanten begegnet, wenn er die Anwaltskanzlei betritt, anruft oder eine E-Mail sendet. Anschließend muss der Rezeptionist auf Anrufe oder sonstige Korrespondenz antworten oder diese weiterleiten, den Kunden begrüßen und so viele Informationen wie möglich bereitstellen. Sie kann die Kunden auch zu Erfrischungen in der Lobby verweisen, den Kunden zur Anwaltskanzlei begleiten oder dem Kunden mitteilen, wie lange er auf einen Besuch beim Anwalt warten muss, wenn der Kunde keinen Termin hat. Hervorragende soziale und verbale Kommunikationsfähigkeiten sind ein Muss für diese Aufgaben.

Eine andere Aufgabe, die eine Anwaltskanzlei normalerweise erledigt, ist das Verfassen von Korrespondenz. Ein Teil der Korrespondenz ist recht einfach, z. B. die Beantwortung einer E-Mail bezüglich der Verfügbarkeit oder der Gebühren der Anwälte. Andere Korrespondenz ist sehr viel komplexer, z. B. Briefe an andere Anwälte oder Gerichte. Für diese Korrespondenz muss der Rezeptionist über ein angemessenes Verständnis der rechtlichen Terminologie und Vorschriften verfügen.

In einigen Anwaltskanzleien ist es auch die Pflicht der Anwaltsrezeption, Akten für den / die Anwalt (en) zu erstellen, zu pflegen und abzurufen. Häufig erfolgt dies elektronisch über Datenbanken, um die Effizienz zu steigern und Platz im Büro zu sparen. Daher müssen Rechtsrezeptionisten mit Computern und verwandten Technologien vertraut sein. Wenn ein Anwalt bestimmte Dokumente zum Nachschlagen und zur Verwendung außerhalb des Büros drucken und zusammenstellen muss, übernimmt der Rezeptionist auch diese Anforderungen. Sie sollte in der Lage sein, dies schnell zu tun, zum Beispiel, wenn der Anwalt zu einer gerichtlichen Anhörung eilen muss. Ein Großteil der Informationen in den Kundenakten ist vertraulich, daher muss eine Anwaltskanzlei in der Lage sein, die Akten über Softwareprogramme oder andere Mechanismen wie Schubladen, Schränke oder Schließfächer sicher zu verwahren.

Einige Anwälte erwarten auch, dass eine Anwaltskanzlei die Rechnungsstellung übernimmt. Dies umfasst das Bereitstellen von Belegen und Rechnungen, das Benachrichtigen der Kunden über ausstehende Gebühren, das Informieren der Kunden über die akzeptierten Zahlungsmethoden sowie das Einrichten und Überwachen der Bank oder anderer Konten des Unternehmens. Wenn die Empfangsdame einen Abrechnungsfehler entdeckt, muss sie Maßnahmen zur Behebung des Fehlers ergreifen, z. B. die Ausstellung eines Rückerstattungsschecks oder das Anbieten einer Gutschrift an den Kunden.

Ähnlich wie bei anderen Empfangsmitarbeitern wird von einer Anwaltskanzlei erwartet, dass sie "andere Aufgaben wie zugewiesen" ausführt. Für allgemeine Aufgaben kann dies alles bedeuten, etwa eine Tasse Kaffee für einen wichtigen Kunden zu sich zu nehmen oder an Feiertagen Dekorationen im Büro anzubringen. In einigen Fällen fungieren Empfangsmitarbeiter von Anwaltskanzleien als Rechtsassistenten. In diesem Fall unterstützen sie den Anwalt direkter, begleiten ihn häufig vor Gericht und führen Primärrecherchen durch.