Co robi recepcjonistka z firmy prawniczej?
W kancelarii recepcjonistka kancelarii współpracuje z klientami, projektuje korespondencję, dba o akta spraw i wystawia rachunki tym, którzy korzystali z usług firmy. Jako twarz kancelarii oczekuje się, że recepcjonistka wykona inne obowiązki, takie jak utrzymanie czystości w miejscu pracy, aby pozytywnie reprezentować firmę. Jeśli recepcjonistka posiada również certyfikat paralegalny, może udzielić bardziej bezpośredniego wsparcia członkom urzędu.
Recepcjonista z kancelarii prawnej jest zazwyczaj pierwszą osobą, z którą klient wchodzi po wejściu, telefonowaniu lub wysłaniu e-maila do kancelarii. Następnie recepcjonistka musi odpowiadać na połączenia lub inną korespondencję, kierować je do klientów i przekazywać jak najwięcej informacji. Może również skierować klientów do poczęstunku w holu, eskortować klienta do biura adwokata lub powiedzieć klientowi, jak długo będzie czekać na spotkanie z adwokatem, jeśli klient nie umówi się na spotkanie. Do tych zadań niezbędne są doskonałe umiejętności komunikacji społecznej i werbalnej.
Innym zadaniem, które zwykle wykonuje recepcjonistka, jest sporządzanie korespondencji. Część korespondencji jest dość prosta, na przykład odpowiedź na wiadomość e-mail dotyczącą dostępności lub opłat pełnomocnika (-ów). Inna korespondencja jest znacznie bardziej złożona, na przykład listy do innych pełnomocników lub sądów. W przypadku tej korespondencji recepcjonistka musi dobrze rozumieć terminologię i przepisy prawne.
W niektórych kancelariach prawnych obowiązkiem recepcjonisty jest tworzenie, utrzymywanie i odzyskiwanie akt sprawy dla pełnomocnika (-ów). Często odbywa się to drogą elektroniczną za pośrednictwem baz danych w celu zwiększenia wydajności i zaoszczędzenia miejsca w biurze, więc recepcjonistki muszą czuć się komfortowo, korzystając z komputerów i powiązanych technologii. Jeśli adwokat potrzebuje wydrukowanych i skompletowanych określonych dokumentów w celach informacyjnych i do wykorzystania poza biurem, recepcjonistka również zaspokoi te potrzeby. Powinna być w stanie to zrobić szybko, tak jakby adwokat musiał spieszyć się na pilną rozprawę sądową. Wiele informacji zawartych w plikach klientów jest poufnych, dlatego recepcjonistka w kancelarii musi mieć możliwość zabezpieczenia plików za pomocą programów lub innych mechanizmów, takich jak szuflada, szafka lub bezpieczne zamki.
Niektórzy prawnicy oczekują również, że recepcjonista z firmy prawniczej zajmie się aspektami fakturowania. Obejmuje to przekazywanie rachunków i faktur, powiadamianie klientów o zaległych opłatach, informowanie klientów o akceptowanych metodach płatności oraz zakładanie i monitorowanie banku lub innych rachunków firmy. Jeśli recepcjonistka wykryje błąd naliczania, musi podjąć kroki w celu naprawienia błędu, takie jak wystawienie czeku zwrotnego lub zaoferowanie klientowi kredytu.
Podobnie jak w przypadku innych recepcjonistów, oczekuje się, że recepcjonista z firmy prawniczej wykona „inne obowiązki zgodnie z przeznaczeniem”. W przypadku ogólnych obowiązków może to oznaczać wszystko: od filiżanki kawy dla ważnego klienta lub wystawienia dekoracji w biurze na wakacje. W niektórych przypadkach recepcjoniści kancelarii pełnią podwójną rolę asystenta, w którym to przypadku zapewniają bardziej bezpośrednie wsparcie dla pełnomocnika, często towarzysząc pełnomocnikowi przed sądem i prowadząc pierwotne badanie sprawy.