法律事務所の受付係は何をしますか？

法律事務所では、法律事務所の受付係がクライアントとやり取りし、通信を起草し、訴訟ファイルを処理し、事務所のサービスを利用した人に請求します。 法律事務所の顔として、受付係は会社を積極的に代表するために自分の作業エリアを清潔に保つなどの他の義務を果たすことが期待されています。 受付係もパラリーガル認証を取得している場合、彼女はオフィスのメンバーに対してより直接的なサポートを提供できます。

法律事務所の受付係は、通常、クライアントが法律事務所に入る、電話をかける、または電子メールを送信したときに最初に遭遇する人です。 その後、受付係は、電話またはその他の通信に応答またはルーティングし、クライアントに挨拶し、できるだけ多くの情報を提供する必要があります。 また、ロビー内の軽食にクライアントを誘導したり、クライアントを弁護士事務所に案内したり、クライアントに予約がない場合に弁護士に会うまでの待機時間をクライアントに伝えたりします。 これらのタスクには、優れた社会的および口頭でのコミュニケーションスキルが必要です。

法律事務所の受付係が通常行うもう1つのタスクは、通信の起草です。 弁護士の利用可能性や手数料に関するメールへの返信など、通信の一部は非常に簡単です。 他の弁護士や裁判所への手紙など、他の通信ははるかに複雑です。 この通信については、受付は法律用語と規制を十分に理解する必要があります。

一部の法律事務所では、弁護士のケースファイルを作成、維持、取得することも法律事務所の受付係の義務です。 多くの場合、これは効率を高め、オフィス内のスペースを節約するためにデータベースを介して電子的に行われるため、法定受付はコンピューターや関連技術を快適に使用する必要があります。 弁護士が参照用に印刷および組み立てられた特定の文書を必要とし、オフィスの外で使用する場合、受付係もこれらのニーズを処理します。 弁護士が緊急の法廷審問に急ぐ必要がある場合など、彼女はこれを迅速に行うことができるはずです。 クライアントファイル内の情報の多くは機密情報であるため、法律事務所の受付係は、ソフトウェアプログラム、または引き出し、キャビネット、安全ロックなどの他のメカニズムを介してファイルを安全に保つ必要があります。

一部の弁護士は、法律事務所の受付係が請求の側面を処理することも期待しています。 これには、領収書と請求書の提供、未払い料金のクライアントへの通知、受け入れられた支払い方法のクライアントへの通知、会社の銀行またはその他の口座の設定と監視が含まれます。 受付担当者が請求エラーを発見した場合、返金チェックを発行したり、クライアントにクレジットを提供するなど、エラーを修正するための手順を実行する必要があります。

他の受付係と同様に、法律事務所の受付係は「割り当てられたその他の義務」を完了することが期待されています。 一般的な仕事では、重要なクライアントのためにコーヒーを飲んだり、休日にオフィスに飾りを置いたりすることを意味します。 ただし、法律事務所の受付係がパラリーガルを兼ねる場合もありますが、その場合、弁護士をより直接的に支援し、しばしば弁護士を法廷に連れて行き、主要なケースリサーチを行います。