Co dělá recepční právnická firma?

V advokátní kanceláři recepční právnická kancelář komunikuje s klienty, korespondenci návrhů, stará se o spisy případů a účty těm, kteří využili služeb firmy. Od tváře advokátní kanceláře se očekává, že recepční bude vykonávat další povinnosti, jako je udržování čistoty svého pracovního prostoru, aby mohla firmu pozitivně zastupovat. Pokud má recepční také paralegalní osvědčení, může poskytnout přímější podporu členům kanceláře.

Recepční právnické firmy je obvykle první osobou, se kterou se klient setká při vstupu, telefonování nebo e-mailu do advokátní kanceláře. Následně musí recepční reagovat nebo směrovat hovory nebo jinou korespondenci, pozdravit klienta a poskytnout co nejvíce informací. Mohla by také nasměrovat klienty na občerstvení v hale, doprovodit klienta do advokátní kanceláře, nebo sdělit klientovi, jak dlouho bude čekat na návštěvu právníka, pokud klient nemá schůzku. Pro tyto úkoly jsou nezbytné vynikající sociální a slovní komunikační dovednosti.

Dalším úkolem, který recepční právnická kancelář obvykle dokončuje, je příprava korespondence. Některá korespondence je poměrně jednoduchá, například odpověď na e-mail týkající se dostupnosti nebo poplatků právníka. Další korespondence je mnohem složitější, například dopisy jiným právníkům nebo soudům. Pro tuto korespondenci musí mít recepční dostatečné znalosti právní terminologie a předpisů.

V některých advokátních kancelářích je také povinností recepční právnické firmy vytvářet, udržovat a vyhledávat spisy případů pro právníky. Často se to děje elektronicky prostřednictvím databází, aby se zvýšila efektivita a ušetřil prostor v kanceláři, takže legální recepční musí být pohodlní při používání počítačů a souvisejících technologií. Pokud advokát potřebuje konkrétní dokumenty vytištěné a sestavené pro účely reference a použití mimo kancelář, recepční s těmito potřebami zachází také. Měla by být schopna to udělat rychle, jako by se advokát musel spěchat k soudnímu jednání v naléhavých případech. Většina informací v klientských souborech je důvěrná, takže recepční právnické firmy musí být schopna uchovat tyto soubory v bezpečí prostřednictvím softwarových programů nebo jiných mechanismů, jako jsou zásuvky, kabinety nebo bezpečné zámky.

Někteří právníci také očekávají, že recepční právnické firmy bude řešit aspekty fakturace. To zahrnuje poskytování účtenek a faktur, informování klientů o nezaplacených poplatcích, informování klientů o přijatých způsobech platby a zřízení a sledování firemní banky nebo jiných účtů. Pokud recepční zjistí chybu fakturace, musí podniknout kroky k odstranění chyby, jako je vystavení kontroly vrácení peněz nebo poskytnutí úvěru klientovi.

Podobně jako ostatní recepční se očekává, že recepční právnické kanceláře splní „další přidělené povinnosti“. Pro všeobecné povinnosti to může znamenat cokoli od pořízení šálku kávy pro důležitého klienta nebo uvedení nějaké dekorace v kanceláři o prázdninách. V některých případech se recepční právnické kanceláře zdvojnásobují jako paralegálové, v tom případě však poskytují přímější podporu advokátovi, často doprovázejí advokáta k soudu a provádějí primární výzkum případu.