Wat doet een receptioniste van een advocatenkantoor?

In een juridisch kantoor werkt een receptioniste van een advocatenkantoor in wisselwerking met klanten, stelt correspondentie op, zorgt voor casusbestanden en rekeningen voor degenen die de diensten van het bedrijf hebben gebruikt. Als het gezicht van het advocatenkantoor wordt van de receptioniste verwacht dat hij andere taken uitvoert, zoals het schoon houden van haar werkgebied om het bedrijf positief te vertegenwoordigen. Als de receptioniste ook een paralegal -certificering heeft, kan ze leden van het kantoor meer directe ondersteuning bieden.

Een receptioniste van een advocatenkantoor is meestal de eerste persoon die een klant tegenkomt bij het betreden, bellen of e -mailen van het advocatenkantoor. Vervolgens moet de receptioniste reageren op of routeren of andere correspondentie, de klant begroeten en zoveel mogelijk informatie verstrekken. Ze kan de klanten ook opdragen naar verfrissingen binnen de lobby, de klant naar het kantoor van de advocaat begeleid, of de klant vertellen hoe lang het wachten zal zijn om de advocaat te zien als de klant geen afspraak heeft. Uitstekende sociale en verbale communicatievaardigheden zijn eenmoet voor deze taken.

Een andere taak die een receptioniste van een advocatenkantoor meestal voltooit, is het opstellen van correspondentie. Een deel van de correspondentie is vrij eenvoudig, zoals het reageren op een e -mail met betrekking tot de beschikbaarheid of vergoedingen van de advocaat (s). Andere correspondentie is veel complexer, zoals brieven aan andere advocaten of rechtbanken. Voor deze correspondentie moet de receptioniste een voldoende inzicht hebben in de juridische terminologie en voorschriften.

In sommige advocatenkantoren is het ook de plicht van de receptioniste van het advocatenkantoor om casusbestanden voor de advocaat (s) te creëren, te onderhouden en op te halen. Vaak wordt dit elektronisch gedaan via databases om de efficiëntie te vergroten en ruimte te besparen op kantoor, dus juridische receptionisten moeten comfortabel zijn met behulp van computers en aanverwante technologie. Als een advocaat specifieke documenten nodig heeft gedrukt en geassembleerd voor referentie en gebruik buiten het kantoor, de receptioniste hEntles deze behoeften ook. Ze zou dit snel moeten kunnen doen, zoals of de advocaat zich moet haasten naar een hoorzitting van de Emergency Court. Veel van de informatie binnen klantbestanden is vertrouwelijk, dus een receptioniste van een advocatenkantoor moet de bestanden kunnen beveiligen via softwareprogramma's of andere mechanismen zoals lade, kast of veilige sloten.

Sommige advocaten verwachten ook dat een receptioniste van een advocatenkantoor aspecten van facturering afhandelt. Dit omvat het verstrekken van bonnen en facturen, het op de hoogte stellen van klanten van openstaande kosten, het informeren van klanten over de geaccepteerde betalingsmethoden en het opzetten en volgen van de bank of andere rekeningen van de onderneming. Als de receptioniste een factureringsfout ontdekt, moet ze stappen ondernemen om de fout te corrigeren, zoals het uitgeven van een terugbetalingscontrole of het aanbieden van de klant een krediet.

Net als bij andere receptionisten wordt verwacht dat een receptioniste van een advocatenkantoor "andere taken zoals toegewezen" zal voltooien. Voor algemene taken kan dit alles betekenen van het pakken van een kopje koffie voor een belangrijkeKlant of het plaatsen van een paar decoraties op kantoor op vakantie. In sommige gevallen verdubbelen advocatenkantoorreceptionisten als paralegals, maar in welk geval ze meer directe steun bieden aan de advocaat, die vaak de advocaat bij de rechtbank vergezelt en primair casusonderzoek uitvoert.