Wat doet een receptionist van een advocatenkantoor?
In een juridisch kantoor communiceert een receptionist van een advocatenkantoor met klanten, stelt correspondentie op, zorgt voor dossiers en factureert degenen die van de diensten van het bedrijf gebruik hebben gemaakt. Als het gezicht van het advocatenkantoor wordt van de receptioniste verwacht dat ze andere taken uitvoert, zoals het schoonhouden van haar werkgebied om het bedrijf positief te vertegenwoordigen. Als de receptioniste ook paralegal gecertificeerd is, kan ze directere leden van het kantoor ondersteunen.
Een receptionist van een advocatenkantoor is meestal de eerste persoon die een cliënt tegenkomt bij het betreden, bellen of e-mailen van het advocatenkantoor. Vervolgens moet de receptionist op oproepen of andere correspondentie reageren of deze routeren, de klant begroeten en zoveel mogelijk informatie verstrekken. Ze kan de klanten ook doorverwijzen naar verfrissingen in de lobby, de klant naar het kantoor van de advocaat begeleiden of de klant vertellen hoe lang het zal duren om de advocaat te zien als de klant geen afspraak heeft. Uitstekende sociale en verbale communicatieve vaardigheden zijn een must voor deze taken.
Een andere taak die een receptionist van een advocatenkantoor meestal uitvoert, is het opstellen van correspondentie. Een deel van de correspondentie is vrij eenvoudig, zoals reageren op een e-mail over de beschikbaarheid of kosten van de advocaat (en). Andere correspondentie is veel complexer, zoals brieven aan andere advocaten of rechtbanken. Voor deze correspondentie moet de receptionist voldoende begrip hebben van de juridische terminologie en voorschriften.
In sommige advocatenkantoren is het ook de plicht van de receptioniste van het advocatenkantoor om dossiers voor de advocaat (s) aan te maken, bij te houden en op te halen. Vaak gebeurt dit elektronisch via databases om de efficiëntie te verhogen en ruimte op kantoor te besparen, dus juridische receptionisten moeten vertrouwd zijn met het gebruik van computers en aanverwante technologie. Als een advocaat specifieke documenten nodig heeft die worden afgedrukt en geassembleerd voor referentie en gebruik buiten het kantoor, zorgt de receptionist ook voor deze behoeften. Ze zou dit snel moeten kunnen doen, bijvoorbeeld als de advocaat zich naar een spoedzitting moet haasten. Veel van de informatie in klantbestanden is vertrouwelijk, dus een receptionist van een advocatenkantoor moet de bestanden kunnen beveiligen via softwareprogramma's of andere mechanismen zoals een lade, kast of veilige sloten.
Sommige advocaten verwachten ook dat een receptionist van een advocatenkantoor aspecten van facturering afhandelt. Dit omvat het verstrekken van ontvangsten en facturen, het informeren van klanten over uitstaande kosten, het informeren van klanten over de geaccepteerde betaalmethoden en het opzetten en controleren van de bank- of andere rekeningen van het bedrijf. Als de receptioniste een factuurfout ontdekt, moet ze stappen ondernemen om de fout te corrigeren, zoals het uitvoeren van een terugbetalingscontrole of het aanbieden van een tegoed aan de klant.
Net als bij andere receptionisten wordt van een receptionist van een advocatenkantoor verwacht dat hij "andere taken uitvoert". Voor algemene taken kan dit alles zijn, van een kop koffie halen voor een belangrijke klant of een aantal decoraties op kantoor op vakantie zetten. In sommige gevallen fungeren receptionisten van advocatenkantoren ook als paralegals, in welk geval zij de advocaat meer rechtstreeks ondersteunen, vaak vergezeld door de advocaat voor de rechtbank en primair onderzoek uitvoeren.