Que fait un réceptionniste d'un cabinet d'avocats?
Dans un cabinet juridique, une réceptionniste d'un cabinet d'avocats interagit avec ses clients, rédige sa correspondance, s'occupe des dossiers et facture les personnes qui ont eu recours aux services du cabinet. En tant que représentant du cabinet d’avocats, la réceptionniste doit s’acquitter d’autres tâches telles que la propreté de son lieu de travail afin de représenter le cabinet de manière positive. Si la réceptionniste a également une certification parajuridique, elle peut fournir un soutien plus direct aux membres du bureau.
Un réceptionniste de cabinet juridique est généralement la première personne qu'un client rencontre en entrant, en téléphonant ou en envoyant un courrier électronique au bureau d'avocat. Par la suite, la réceptionniste doit répondre aux appels ou à toute autre correspondance, les acheminer, les adresser au client et lui fournir autant d’informations que possible. Elle peut également diriger les clients vers des rafraîchissements dans le hall, escorter le client jusqu'au bureau du procureur ou lui dire combien de temps il faudra attendre pour voir l'avocat si le client n'a pas de rendez-vous. Excellentes compétences en communication sociale et verbale sont indispensables pour ces tâches.
Une autre tâche habituellement accomplie par une réceptionniste de cabinet d’avocats est la rédaction de la correspondance. Une partie de la correspondance est assez simple, comme répondre à un courrier électronique concernant la disponibilité ou les honoraires du ou des avocats. Les autres correspondances sont beaucoup plus complexes, telles que les lettres adressées à d’autres avocats ou à des tribunaux. Pour cette correspondance, la réceptionniste doit avoir une compréhension adéquate de la terminologie juridique et des réglementations.
Dans certains cabinets d’avocats, la réceptionniste du cabinet d’avocats a également le devoir de créer, de tenir à jour et de récupérer les dossiers des avocats. Cela se fait souvent par voie électronique via des bases de données afin d'accroître l'efficacité et de gagner de la place au bureau. Les réceptionnistes juridiques doivent donc être à l'aise avec l'utilisation des ordinateurs et des technologies associées. Si un avocat a besoin de documents spécifiques imprimés et assemblés à des fins de référence et d'utilisation en dehors du bureau, la réceptionniste s'occupe également de ces besoins. Elle devrait pouvoir le faire rapidement, par exemple si l'avocat doit se précipiter pour une audience d'urgence. Une grande partie de l'information contenue dans les dossiers des clients est confidentielle. Un réceptionniste de cabinet d'avocats doit donc pouvoir sécuriser les dossiers via des logiciels ou d'autres mécanismes tels que des tiroirs, des classeurs ou des serrures sécurisées.
Certains avocats s'attendent également à ce qu'une réceptionniste de cabinet d'avocats gère certains aspects de la facturation. Cela comprend la fourniture de reçus et de factures, la notification aux clients des frais impayés, l’information des méthodes de paiement acceptées, ainsi que la configuration et le suivi des comptes bancaires ou autres de la société. Si la réceptionniste découvre une erreur de facturation, elle doit prendre des mesures pour la corriger, comme émettre un chèque de remboursement ou offrir un crédit au client.
Semblable à d'autres réceptionnistes, un réceptionniste de cabinet d'avocats doit s'acquitter "d'autres tâches comme assignées". Pour des tâches générales, cela peut signifier n'importe quoi: prendre une tasse de café pour un client important ou mettre en place des décorations au bureau en vacances. Dans certains cas, les réceptionnistes des cabinets d’avocats jouent également le rôle de parajuristes, auquel cas ils apportent un soutien plus direct à l’avocat, en l’accompagnant souvent au tribunal et en menant des recherches primaires.