Vad gör en advokatmottagare?
På ett juridiskt kontor interagerar en advokatbyrås receptionist med klienter, utarbetar korrespondens, tar hand om ärendehandlingar och fakturerar de som har använt företagets tjänster. Som ansikte av advokatbyrån förväntas receptionisten att utföra andra uppgifter som att hålla sitt arbetsområde rent för att representera företaget positivt. Om receptionisten också har lagstiftningscertifiering kan hon ge mer direkt stöd till kontorsmedlemmarna.
En advokatbyrå receptionist är vanligtvis den första personen som en klient möter när han går in, ringer eller e-post till advokatkontoret. Därefter måste receptionisten svara på eller dirigera samtal eller annan korrespondens, hälsa klienten och ge så mycket information som möjligt. Hon kan också leda klienterna till förfriskningar i lobbyn, eskortera klienten till advokatkontoret eller berätta för klienten hur lång väntetid kommer att gå till advokaten om klienten inte har ett möte. Utmärkta sociala och muntliga kommunikationsförmågor är ett måste för dessa uppgifter.
En annan uppgift som advokatbyråns receptionist vanligtvis fullbordar är att utarbeta korrespondens. En del av korrespondensen är ganska enkel, till exempel att svara på ett e-postmeddelande om advokatens / advokaternas tillgänglighet eller avgifter. Annan korrespondens är mycket mer komplex, till exempel brev till andra advokater eller domstolar. För denna korrespondens måste receptionisten ha tillräcklig förståelse för juridisk terminologi och förordningar.
I vissa advokatbyråer är det också advokatbyråns receptionists skyldighet att skapa, underhålla och hämta ärendefiler för advokaten. Ofta görs detta elektroniskt via databaser för att öka effektiviteten och spara utrymme på kontoret, så juridiska receptionister måste vara bekväma att använda datorer och relaterad teknik. Om en advokat behöver specifika dokument som skrivs ut och monteras för referens och användning utanför kontoret, hanterar receptionisten också dessa behov. Hon borde kunna göra detta snabbt, till exempel om advokaten måste skynda sig till en rättslig förhandling. Mycket av informationen i klientfilerna är konfidentiell, så en advokatbyrås receptionist måste kunna hålla filerna säkra via program eller andra mekanismer som låda, skåp eller säkerhetslås.
Vissa advokater förväntar sig också att en advokatbyrås receptionist ska hantera aspekter av fakturering. Detta inkluderar att tillhandahålla kvitton och fakturor, meddela kunder om utestående avgifter, informera klienterna om de betalningsmetoder som accepterats och inrätta och övervaka företagets bank- eller andra konton. Om receptionisten upptäcker ett faktureringsfel måste hon vidta åtgärder för att korrigera felet, som att utfärda en återbetalningskontroll eller erbjuda kunden en kredit.
I likhet med andra receptionister förväntas en advokatfirma receptionist att fullfölja "andra uppgifter som tilldelats." För allmänna uppgifter kan detta betyda allt från att ta en kopp kaffe för en viktig klient eller att sätta upp några dekorationer på kontoret på helgdagar. I vissa fall fungerar dock advokatbyråns mottagare som paralegals, i vilket fall de ger mer direkt stöd för advokaten, ofta åtföljer advokaten till domstolen och bedriver primär fallundersökning.