Che cosa fa un receptionist dello studio legale?
In uno studio legale, l'addetto alla reception di uno studio legale interagisce con i clienti, redige la corrispondenza, si occupa dei fascicoli e fattura coloro che hanno utilizzato i servizi dello studio. In quanto volto dello studio legale, l'addetto alla reception dovrebbe svolgere altri compiti come mantenere pulita l'area di lavoro per rappresentare l'azienda in modo positivo. Se anche l'addetto alla reception ha la certificazione paralegale, può fornire un supporto più diretto ai membri dell'ufficio.
Un receptionist dello studio legale è in genere la prima persona che un cliente incontra entrando, telefonando o inviando un'e-mail all'ufficio legale. Successivamente, l'addetto alla reception deve rispondere o instradare chiamate o altra corrispondenza, salutare il cliente e fornire quante più informazioni possibili. Potrebbe anche indirizzare i clienti verso i rinfreschi all'interno della hall, scortare il cliente all'ufficio dell'avvocato o dire al cliente quanto tempo sarà l'attesa a vedere l'avvocato se il cliente non ha un appuntamento. Per queste attività sono indispensabili eccellenti capacità di comunicazione sociale e verbale.
Un altro compito che un addetto alla reception di solito svolge è quello di redigere la corrispondenza. Parte della corrispondenza è abbastanza semplice, come rispondere a una e-mail in merito alla disponibilità o alle spese degli avvocati. L'altra corrispondenza è molto più complessa, come le lettere ad altri avvocati o tribunali. Per questa corrispondenza, l'addetto alla reception deve avere una conoscenza adeguata della terminologia e dei regolamenti legali.
In alcuni studi legali, è anche dovere del receptionist dello studio legale creare, mantenere e recuperare i fascicoli per gli avvocati. Spesso questo viene fatto elettronicamente tramite database al fine di aumentare l'efficienza e risparmiare spazio in ufficio, quindi gli addetti alla reception legali devono sentirsi a proprio agio utilizzando i computer e la tecnologia correlata. Se un avvocato ha bisogno di documenti specifici stampati e assemblati per riferimento e utilizzo al di fuori dell'ufficio, anche l'addetto alla reception gestisce queste esigenze. Dovrebbe essere in grado di farlo rapidamente, come se l'avvocato dovesse correre in un'audizione in tribunale di emergenza. Gran parte delle informazioni contenute nei file client sono riservate, quindi un receptionist dello studio legale deve essere in grado di proteggere i file tramite programmi software o altri meccanismi come cassetti, armadietti o serrature sicure.
Alcuni avvocati si aspettano anche che un addetto alla reception dello studio legale gestisca gli aspetti della fatturazione. Ciò include la fornitura di ricevute e fatture, la notifica ai clienti delle spese in sospeso, l'informazione dei clienti sui metodi di pagamento accettati e la creazione e il monitoraggio della banca o di altri conti dell'azienda. Se l'addetto alla reception rileva un errore di fatturazione, deve adottare delle misure per correggere l'errore, ad esempio emettere un controllo di rimborso o offrire un credito al cliente.
Simile ad altri receptionist, un receptionist dello studio legale dovrebbe completare "altri compiti come assegnato". Per le mansioni generali, questo può significare qualsiasi cosa, dal prendere una tazza di caffè per un cliente importante o mettere delle decorazioni in ufficio durante le vacanze. In alcuni casi, gli addetti alla reception dello studio legale raddoppiano come paralegali, nel qual caso forniscono un supporto più diretto all'avvocato, spesso accompagnando l'avvocato in tribunale e conducendo ricerche di casi primari.