Cosa fa un receptionist di uno studio legale?
In un ufficio legale, un receptionist di studio legale interagisce con i clienti, le bozze della corrispondenza, si occupa dei file di casi e fatture coloro che hanno utilizzato i servizi dell'azienda. Come volto dell'ufficio legale, si prevede che l'addetto alla reception svolgerà altri doveri come mantenere pulita la sua area di lavoro per rappresentare l'azienda positivamente. Se l'addetto alla reception ha anche la certificazione paralegale, può fornire un supporto più diretto ai membri dell'ufficio.
Un receptionist di studio legale in genere è la prima persona che un cliente incontra quando entra, telefona o inviando un'e -mail all'ufficio legale. Successivamente, l'addetto alla reception deve rispondere o instradare le chiamate o altra corrispondenza, salutare il cliente e fornire quante più informazioni possibili. Potrebbe anche indirizzare i clienti ai rinfreschi all'interno della hall, scortare il cliente all'ufficio del procuratore o dire al cliente per quanto tempo sarà l'attesa per vedere l'avvocato se il cliente non ha un appuntamento. Eccellenti capacità comunicative sociali e verbali sono adeve per questi compiti.
Un'altra attività che un receptionist di studio legale di solito completa è la corrispondenza. Parte corrispondenza è abbastanza semplice, come rispondere a un'e -mail per quanto riguarda la disponibilità o le commissioni degli avvocati. L'altra corrispondenza è molto più complessa, come le lettere ad altri avvocati o tribunali. Per questa corrispondenza, l'addetto alla reception deve avere un'adeguata comprensione della terminologia e dei regolamenti legali.
In alcuni studi legali, è anche dovere della receptionist dello studio legale creare, mantenere e recuperare file di casi per gli avvocati. Spesso questo viene fatto elettronicamente tramite database al fine di aumentare l'efficienza e risparmiare spazio in ufficio, quindi i receptionisti legali devono sentirsi a proprio agio nell'uso di computer e tecnologie correlate. Se un avvocato necessita di documenti specifici stampati e assemblati per riferimento e utilizzo al di fuori dell'ufficio, la receptionist HAccoglie anche queste esigenze. Dovrebbe essere in grado di farlo rapidamente, come se l'avvocato debba correre a un'audizione del tribunale di emergenza. Gran parte delle informazioni all'interno dei file client sono riservate, quindi un receptionist di studio legale deve essere in grado di mantenere i file sicuri tramite programmi software o altri meccanismi come cassetto, mobile o serrature.
Alcuni avvocati si aspettano anche che un receptionist di studio legale gestisca aspetti della fatturazione. Ciò include la fornitura di ricevute e fatture, notificando ai clienti gli addebiti in sospeso, informando i clienti dei metodi di pagamento accettati, creazione e monitoraggio della banca dell'azienda o altri conti. Se l'addetto alla reception rileva un errore di fatturazione, deve prendere provvedimenti per correggere l'errore come l'emissione di un controllo di rimborso o l'offerta di credito al cliente.
Simile ad altri receptionist, un receptionist legale dovrebbe completare "altri doveri come assegnato". Per i doveri generali, questo può significare qualsiasi cosa dall'afferrare una tazza di caffè per un importantecliente o mettere alcune decorazioni in ufficio durante le vacanze. In alcuni casi, i receptionisti dello studio legale raddoppiano come paralegali, tuttavia, nel qual caso forniscono un sostegno più diretto per l'avvocato, spesso accompagnando l'avvocato in tribunale e conducendo ricerche di caso primario.