Hvad gør en advokatfirma?
På et juridisk kontor interagerer et advokatfirma receptionist med klienter, udarbejder korrespondance, tager sig af sagsmapper og fakturerer dem, der har brugt firmaets tjenester. Som advokatkontorets ansigt forventes receptionisten at udføre andre opgaver såsom at holde sit arbejdsområde rent for at repræsentere firmaet positivt. Hvis receptionisten også har paralegal-certificering, kan hun muligvis yde mere direkte støtte til kontormedlemmer.
En advokatfirma receptionist er typisk den første person, som en klient møder, når han kommer ind, ringer eller e-mailer advokatkontoret. Derefter skal receptionisten svare eller rute opkald eller anden korrespondance, hilse på klienten og give så meget information som muligt. Hun kan også henvise klienterne til forfriskninger i lobbyen, eskortere klienten til advokatkontoret eller fortælle klienten, hvor lang ventetiden vil være for at se advokaten, hvis klienten ikke har en aftale. Fremragende sociale og verbale kommunikationsevner er et must for disse opgaver.
En anden opgave, som en advokatfirma receptionist normalt udfører, er at udarbejde korrespondance. Nogle af korrespondancerne er forholdsvis enkle, såsom at svare på en e-mail om advokatens / advokaternes tilgængelighed eller gebyrer. Anden korrespondance er meget mere kompliceret, såsom breve til andre advokater eller domstole. Til denne korrespondance skal receptionisten have en tilstrækkelig forståelse af juridiske terminologier og regler.
I nogle advokatfirmaer er det også advokatfirmaets receptionists pligt at oprette, vedligeholde og hente sagsmapper til advokaten (e). Ofte gøres dette elektronisk via databaser for at øge effektiviteten og spare plads på kontoret, så juridiske receptionister skal have det godt med at bruge computere og relateret teknologi. Hvis en advokat har brug for specifikke dokumenter, der er trykt og samlet til reference og brug uden for kontoret, håndterer receptionisten også disse behov. Hun burde være i stand til at gøre dette hurtigt, f.eks. Hvis advokaten har brug for at skynde sig til en retsmøde i en nødsituation. Meget af informationerne inden for klientfiler er fortrolige, så et advokatfirmaets receptionist skal være i stand til at holde filerne sikre via softwareprogrammer eller andre mekanismer såsom skuffe, skab eller sikkerhedslåse.
Nogle advokater forventer også, at et advokatfirma receptionist håndterer aspekter af fakturering. Dette inkluderer levering af kvitteringer og fakturaer, underretning af klienter om udestående gebyrer, informering af klienter om de accepterede betalingsmetoder og opsætning og overvågning af firmaets bank- eller andre konti. Hvis receptionisten opdager en faktureringsfejl, skal hun tage skridt til at rette fejlen, såsom at udstede en refusionskontrol eller tilbyde klienten en kredit.
I lighed med andre receptionister forventes et advokatfirmaets receptionist at udføre "andre opgaver som tildelt." Ved generelle opgaver kan dette betyde alt fra at tage en kop kaffe til en vigtig klient eller at sætte nogle dekorationer på kontoret på helligdage. I nogle tilfælde er advokatfirmaets receptionister dobbelt så paralegale, i hvilket tilfælde de giver mere direkte støtte til advokaten, som ofte ledsager advokaten for retten og udfører primær sagsundersøgelse.