Hvad gør en advokatfirma receptionist?

I et juridisk kontor interagerer et advokatfirma -receptionist med klienter, udkast til korrespondance, tager sig af sagsfiler og regner dem, der har brugt firmaets tjenester. Som ansigtet på advokatkontoret forventes receptionisten at udføre andre opgaver, såsom at holde sit arbejdsområde rent for at repræsentere firmaet positivt. Hvis receptionisten også har paralegal certificering, kan hun muligvis yde mere direkte støtte til medlemmer af kontoret.

Et advokatfirma -receptionist er typisk den første person, som en klient støder på ved at indtaste, ringe eller e -maile advokatkontoret. Efterfølgende skal receptionisten svare på eller ruteopkald eller anden korrespondance, hilse klienten og give så meget information som muligt. Hun kan også henvise klienterne til forfriskninger i lobbyen, eskortere klienten til advokatens kontor eller fortælle klienten, hvor længe ventetiden vil være at se advokaten, hvis klienten ikke har en aftale. Fremragende sociale og verbale kommunikationsevner er enSkal til disse opgaver.

En anden opgave, som en advokatfirma -receptionist normalt afslutter, udarbejder korrespondance. Nogle af korrespondancerne er temmelig enkle, såsom at svare på en e -mail om tilgængeligheden eller gebyrerne for advokaten (e). Anden korrespondance er meget mere kompliceret, såsom breve til andre advokater eller domstole. For denne korrespondance skal receptionisten have en passende forståelse af juridisk terminologi og forskrifter.

I nogle advokatfirmaer er det også advokatfirmaets receptionist at oprette, vedligeholde og hente sagsfiler til advokaten (e). Ofte gøres dette elektronisk via databaser for at øge effektiviteten og spare plads på kontoret, så lovlige receptionister skal være komfortable med at bruge computere og relateret teknologi. Hvis en advokat har brug for specifikke dokumenter, der er trykt og samlet til reference og brug uden for kontoret, er receptionisten HAndler disse behov også. Hun burde være i stand til at gøre dette hurtigt, som hvis advokaten skal skynde sig til en nødsituation. Meget af oplysningerne inden for klientfiler er fortrolige, så en advokatfirma -receptionist skal være i stand til at holde filerne sikre via softwareprogrammer eller andre mekanismer såsom skuffe, kabinet eller sikre låse.

Nogle advokater forventer også, at en advokatfirma -receptionist skal håndtere aspekter af fakturering. Dette inkluderer at levere kvitteringer og fakturaer, underrette klienter om udestående gebyrer, informere klienter om metoderne til betalinger, der er accepteret og opsætning og overvågning af firmaets bank eller andre konti. Hvis receptionisten opdager en faktureringsfejl, skal hun tage skridt for at rette fejlen, f.eks. Udstedelse af en refusionskontrol eller tilbyde klienten en kredit.

I lighed med andre receptionister forventes en advokatfirma -receptionist at fuldføre "andre opgaver som tildelt." For generelle opgaver kan dette betyde alt fra at gribe en kop kaffe til en vigtigKlient eller at sætte nogle dekorationer på kontoret på helligdage. I nogle tilfælde er advokatfirmaer, der er dobbelt så vidt paralegalerne, imidlertid i hvilket tilfælde de giver mere direkte støtte til advokaten, der ofte ledsager advokaten til retten og udfører primær sagsundersøgelse.